Gestion du temps en freelance : outils et astuces

Adopter une bonne gestion du temps est l’un des plus gros défis des freelances. La rentabilité des travailleurs indépendants est intimement liée à leur temps de travail. Devenir freelance est motivé pour beaucoup par une plus grande flexibilité dans leur emploi du temps. Encore faut-il ne pas se faire déborder par les deadlines de ses projets et la procrastination. Dans cet article, découvrez quelques astuces pour vous aider à adopter une gestion du temps plus efficace et en finir avec la course contre la montre.

Devenir freelance est une belle promesse d’indépendance et de liberté dans l’organisation de ses journées. Mais un emploi du temps plus souple ne signifie pas qu’il faut laisser plus de place à la paresse. En freelance, vous devrez tout de même pouvoir tenir les délais fixés par vos clients et assurer une certaine productivité pour que l’activité soit rentable. Cela vous semble difficile à surmonter ? Pas de panique, Malt vous donne ses meilleurs conseils pour y parvenir.

Sans hiérarchie pour faire appliquer une certaine discipline, le freelance ou nomade digital doit s’imposer un rythme de travail pour à la fois garantir sa rentabilité, mais aussi respecter les objectifs de timing des rendus. Souvent rémunéré à la fin de ses missions, le freelance doit concrétiser ses projets pour obtenir ses revenus.

Établir des limites distinctes entre temps de travail et temps personnel contribue à l’épanouissement professionnel. Cela concerne tant les indépendants que les salariés, mais la frontière entre vie privée et vie professionnelle est bien plus mince pour les freelances.

Avec son obligation de résultat, le travailleur indépendant se doit d’adopter des techniques de gestion du temps. La productivité est intimement liée à la concentration. Certaines actions et l’usage d’outils spécifiques permettent d’optimiser la gestion du temps quand on est freelance.

Noter les tâches à réaliser sur une liste pour planifier sa journée permet de garder un œil régulièrement sur l’avancée de son travail. En inscrivant les tâches par ordre de priorité, les freelances peuvent adapter leur organisation et s’assurer de remplir les objectifs quotidiens ou hebdomadaires.

Cocher les actions réalisées au fur et à mesure de l’avancée de la journée est gratifiant. Cette vision procure un sentiment d’accomplissement bénéfique au moral du freelance et va le motiver à poursuivre sur sa lancée. Plusieurs outils permettent de se programmer un emploi du temps et contribuent à améliorer le suivi de vos tâches tout au long de la journée. Vous pouvez pour cela utiliser Trello ou Google Tasks.

La méthode Pomodoro s’est révélée être particulièrement efficace pour aider les indépendants qui souffrent d’une sensation de surcharge de travail. Elle est bénéfique pour ne pas se décourager et pour avancer sereinement malgré les inquiétudes.

La méthode Pomodoro consiste à utiliser un minuteur pour fractionner sa journée de travail en séances d’une durée déterminée. Il est fréquent de s’imposer des séances de 30 minutes de travail, puis d’enchaîner avec 10 minutes de pause. À l’issue d’une série de 5 séances de 30 minutes, une pause de 40 minutes permet de souffler.

Afin d’éviter un maximum de sources de distraction, il est utile de se pencher sur son environnement de travail. Un espace dédié à son activité professionnelle permet de se mettre dans une bulle et de se focaliser sur ses objectifs.

L’environnement de travail se doit d’être confortable, dépourvu d’objets ou d’appareils qui pourraient interférer avec la productivité. Pour bénéficier d’un cadre propice, il est préférable que cet espace soit réservé à votre activité professionnelle. S’il s’agit d’une pièce ou d’un coin de votre maison, pensez à prévenir vos proches de votre besoin de calme et de tranquillité pendant vos horaires.

De nombreux équipements ont été conçus spécialement pour le bureau ergonomique et permettent des conditions de travail sans altérer la santé. En voici quelques-uns qui pourraient vous aider à gagner en confort et en productivité :

• La chaise de bureau ergonomique 
• Le repose-pied 
• Le rehausseur d’écran 
• Le porte-document 
• Le clavier ergonomique 
• La souris verticale 
• Le poste de travail assis-debout 
• Le tapis anti-fatigue

La procrastination correspond à la tendance à constamment repousser les tâches importantes. Procrastiner arrive à tout le monde. Quand on est freelance à l’international c’est une habitude qu’il est préférable de contrôler parce qu’elle nuit à la productivité. Les travailleurs indépendants qui développent cette tendance privilégient souvent les tâches les plus simples et rapides au début de leur journée de travail.

Pourtant, s’attaquer aux tâches les plus difficiles et complexes en priorité permet de les accomplir avec l’esprit encore léger. Pour bien gérer son temps en freelance, il est indispensable de ne pas repousser les échéances. Il s’agit du meilleur moyen de ne pas rentrer dans les délais imposés.

Limiter la procrastination peut être un objectif à se donner dans le cadre d’une recherche d’augmentation de productivité. Pour ne pas se lancer dans une transition trop abrupte, vous pouvez commencer par fractionner les tâches les plus importantes et consacrer le début de votre journée à une fraction que vous reprendrez plus tard.

La surcharge est une autre mauvaise habitude qui est plus fréquente chez les nouveaux freelances. Il peut s’agir d’une mauvaise gestion de sa capacité de production, ou bien de la peur de dire non, également une caractéristique propre aux néophytes. La pression subie pour générer un chiffre d’affaires est parfois telle que certains acceptent volontiers plus de travail que de raison.

La qualité du travail peut être affectée par la pression subie par le freelance. Accepter une charge trop importante induit du stress et conduit inévitablement à des rendus accélérés pour lesquels la qualité peut s’avérer moins bonne.

Apprendre à dire non, et à refuser de nouvelles opportunités est une nécessité pour correctement gérer son temps de travail. Il ne faut pas oublier de laisser de la place à l’administratif, la prospection, la communication et les missions déjà en cours. Le tout, en se dégageant du temps pour conserver un bon équilibre vie personnelle/professionnelle, indispensable pour conserver sa santé mentale et travailler efficacement.

Comme le préconise la méthode Pomodoro, il est extrêmement bénéfique de s’octroyer des pauses tout le long de sa journée de travail. Fractionner les périodes de concentration intensives avec des moments plus légers est un excellent moyen d’améliorer sa productivité. Si vous travaillez sur un écran, l’Institut National de Recherche et de Sécurité (INRS) préconise :

• Pour les tâches intensives au moins 5 minutes de pause par heure
• Pour les tâches plus légères, un quart d’heure de pause toutes les deux heures
• Pendant les pauses, quitter son poste de travail et se dégourdir les jambes

Ces pauses peuvent être de différentes natures en fonction de vos habitudes et de vos envies. Il peut s’agir de tâches du quotidien extra-professionnelles (ménage, rangement, cuisine…), de sport, de temps passé en famille ou avec des amis ou d’une promenade à l’extérieur. Vous pouvez également intégrer des séances de méditation, sans oublier les moments réconfortants comme un goûter ou une boisson à la terrasse d’un café. Les vacances, elles aussi, peuvent vous aider à revenir sur les rails et à retrouver de l'énergie.

Ces temps de déconnexion avec le travail sont particulièrement recommandés pour reposer le cerveau. Cela peut même contribuer à favoriser la créativité des séances suivantes.

Au même titre qu’il faut bien gérer votre charge de travail, la gestion administrative de votre entreprise ne doit pas être négligée. Pour les freelances, il est généralement admis qu’attribuer une demi-journée par mois à la facturation et à l’administratif était optimal. Si vous préférez, vous pouvez même diviser et y octroyer 1 heure par semaine. Faire de cette tâche un rituel hebdomadaire permet de la rendre plus aisée et de rester à jour dans la gestion.

Ces démarches administratives sont essentielles puisqu’elles contribuent à la réception de vos paiements. Elles sont également nécessaires pour rester en règle avec la loi (cotisations sociales, impôts…).

Plusieurs outils permettent de structurer vos journées et d’avoir une vision d’ensemble sur votre emploi du temps. Ils sont particulièrement utiles pour les freelances qui n’ont pas une bonne gestion du temps et qui se retrouvent submergés.

Il existe beaucoup d’outils et nous allons en passer en revue quelques-uns ici.

1. Trello

C’est un outil de gestion de projet qui procure une très bonne vision globale. Son interface simple et son système de glisser-déposer permettent une prise en main rapide. Dans Trello, vous créez des tableaux et pouvez ajouter une multitude de tâches et plusieurs projets. Il est possible de sectionner en différentes étapes, d’y assigner des collaborateurs et même d’insérer des pièces jointes.

2. Notion

Outil d’organisation collaboratif, Notion permet de centraliser vos projets et de bénéficier d’une vision d’ensemble des tâches à accomplir. S’il peut sembler complexe, vous vous habituerez rapidement à son interface. Cet outil est aussi bien apprécié des freelances que des chefs de projets de grandes entreprises.

3. Asana

Il s’agit de l’un des outils les plus utilisés par les freelances pour gérer leurs projets. C’est un logiciel qui sert également aux managers et aux petites entreprises. Asana permet de diviser les projets en tâches. Collaboratif, l’outil permet aux différents acteurs impliqués de communiquer et d’échanger des fichiers. Très complet, Asana représente une bonne solution pour les freelances qui travaillent régulièrement en équipe et souhaitent améliorer leur gestion du temps.

4. Toggl

Cette application permet de mesurer le temps passé sur vos projets. Simple et particulièrement intuitive, elle se prend en main très facilement. Il est possible d’enregistrer le temps passé sur plusieurs projets et de suivre votre compteur pour chacune des tâches. Toggl dispose d’une fonction d’ajout manuel d’heures passées sur un projet si vous n’avez pas pu les chronométrer avec l’outil. Une version sur ordinateur et une application mobile sont disponibles.

5. FreshBooks

L’outil FreshBooks rassemble deux fonctions intéressantes : la gestion de projet et le suivi de temps. Il incorpore également un logiciel de facturation, ce qui le rend particulièrement complet. Il est possible de suivre le temps passé sur chacun de vos projets, puis de le convertir en factures à expédier à vos clients sans avoir à changer d’outil.

La gestion du temps n’est vraiment pas facile à apprendre, même après plusieurs années d’exercice. Si malgré tous vos efforts et beaucoup de bonne volonté vous ne parvenez pas à correctement gérer votre temps, il ne faut pas désespérer. En vous faisant accompagner par un assistant vous pourrez vous concentrer uniquement sur votre travail. Les services varient selon les besoins et les profils, mais globalement, un assistant vous déleste de toutes les petites tâches administratives.