Voici tout ce qu’il faut savoir sur la facturation en freelance. Comment facturer ? Que doit contenir la facture ? On vous explique tout.
Devenir freelance et arborer le statut de travailleur indépendant implique d'avoir de multiples casquettes. Du démarchage pour trouver des clients, à l’administratif avec l’envoi de la facture, le freelance se doit de maîtriser plusieurs domaines de compétences. Et la facturation implique le respect de règles strictes qu’il est impératif de respecter. Dans ce dossier, nous vous proposons de passer en revue tous les points importants à propos de la facture pour un freelance. Comment bien choisir son mode de facturation dans un premier temps, puis comment bien rédiger la facture à envoyer au client. Vous saurez tout de cette étape indispensable dans la vie d’entrepreneur après la lecture de ce dossier complet.
Pour remettre un peu les choses dans leur contexte, voici un rappel des étapes préalables à l’envoi d’une facture.
Légalement, il n’est pas possible d’envoyer une facture sans être à la tête d’une entreprise enregistrée au répertoire SIREN. Pour exercer en freelance, il est donc impératif de recourir à la création d’une entreprise. Plusieurs statuts sont envisageables, ils vont notamment influencer les cotisations sociales, l’imposition et donc vos revenus. Le statut de votre entreprise doit être pris en compte pour établir votre stratégie de facturation.
Les différents statuts pour se lancer en freelance sont :
Chaque statut est très différent, pour choisir celui qui conviendra le mieux à votre activité, n’hésitez pas à consulter notre dossier sur le statut de freelance.
En parallèle de la création d’entreprise, vous avez certainement élaboré un business plan. Si ce n’est pas le cas, il est important de vous pencher sur votre mode de facturation. L’envoi de la facture est l’étape qui précède le paiement d’une mission. En fonction du statut de votre entreprise, des charges et de la nature de votre activité, le mode de facturation idéal ne sera pas le même.
Pour que votre entreprise soit pérenne, vous devez trouver le tarif le plus juste. Celui qui vous permet de couvrir vos frais, et après déduction des cotisations sociales et autres charges, vous permet de vivre décemment. Dans le freelancing, on retrouve deux principaux modes de facturation :
La tarification au forfait consiste à proposer un prix pour une prestation globale. À l’aide d’une grille tarifaire, vous attribuez une valeur à chaque élément que vous proposez à vos clients. Quelques exemples pour illustrer le fonctionnement d’une facturation au forfait :
Une autre méthode de facturation consiste à se fixer un tarif journalier moyen (TJM) et à facturer en fonction du temps passé pour réaliser la mission. Lors de l’émission de la facture, le freelance doit alors faire figurer le temps qu’il a travaillé sur le projet, ainsi que le coût reporté
(taux horaire ou à la journée selon la durée de la mission). Cette méthode de facturation est adaptée à tous les corps de métier freelances. Pour reprendre quelques exemples :
Un rédacteur web peut facturer au temps passé pour des articles qui nécessitent une bonne optimisation SEO. Le tarif au mot ne tient pas toujours compte des heures de recherche, de veille concurrentielle et de travail sur la sémantique. Un article, même court, très bien optimisé peut nécessiter une journée entière de travail. Les consultants fonctionnent beaucoup avec une facturation à partir d’un TJM.
L’établissement d’un devis, ou d’un contrat freelance, est une étape indispensable qui précède la réalisation de la mission et l’envoi de la facture. Il permet d’établir clairement les conditions de réalisation de la mission ainsi que les modalités de paiement. Il fait office de conditions générales de vente, obligatoires pour les commerçants et les entrepreneurs qui vendent des formations en ligne. Le devis n’est cependant pas obligatoire dans le cadre de missions dont le montant n’excède pas 1500 € TTC. Il s’agit néanmoins d’un bon moyen de se protéger des impayés. Pour qu’il soit valide, il doit respecter quelques règles. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter notre dossier complet sur le devis freelance.
Une fois la mission terminée et le client satisfait, le moment est venu de rédiger puis envoyer votre facture. La loi contraint les freelances à envoyer la facture au plus tard 15 jours après la prestation. Il est impossible de modifier ou supprimer une facture émise. Pour annuler une facture après son émission, il est obligatoire d’éditer un avoir pour attester de l’annulation de la facture dans votre livre de comptes.
Rédiger correctement une facture est une obligation pour les freelances. C’est également la facture qui va laisser la dernière impression sur votre prestation à votre client. S’il est satisfait de votre travail, mais que la facture que vous envoyez n’est pas correcte ou mal rédigée, il pourrait être réticent à faire de nouveau appel à vos services. Voici tout ce qu’il faut savoir pour bien rédiger une facture.
La facture doit impérativement mentionner :
Le numéro de la facture
La date d’émission de la facture
Les coordonnée et le numéro SIREN du prestataire (vous)
Les coordonnées et le numéro SIREN du client (pas besoin de numéro SIREN si le client est un particulier)
La nature de la prestation
Le prix unitaire de chaque élément (HT et TTC si TVA
Le nombre de chaque élément
Le prix total (HT et TTC si TVA applicable)
Les modalités de paiement et le délai
Les intérêts de retard, taux de pénalité et montant de l’indemnité forfaitaire en cas de retard de paiement
Vos mentions légales
Ces éléments globaux concernent tous les freelances. Certains éléments devront être ajouté en fonction du statut de votre entreprise tels que :
La forme juridique et le capital social pour une société.
La mention « EI » ou « Entreprise Individuelle » pour les entrepreneurs individuels.
La mention « TVA non applicable-article 293 B du Code Général des Impôts » pour les micro-entreprises exonérées de TVA.
Pour faciliter l’édition et la classification des factures, de nombreux logiciels existent. Selon votre budget et le nombre de factures que vous émettez chaque trimestre, il peut être judicieux d’investir dans un logiciel de facturation payant. Ces outils présentent des avantages indéniables qui facilitent la vie du freelance tels que :
La mise en place d’un système de numérotation automatique à l’édition que chaque facture
La vérification de présence des mentions obligatoires pour la validité d’une facture
La transformation automatique des devis en facture
L’envoi automatisé de la facture au client
Le suivi des paiements grâce à une interface relié au compte de votre entreprise
Les relances automatiques une fois le délai légal de paiement passé
Malt est une plateforme pour freelances qui intègre un logiciel de facturation. Elle se distingue du simple logiciel par ses différents aspects :
Permet de trouver de nouveaux clients avec un gain de visibilité non-négligeable sans prospecter
Envoi des devis avec toutes les mentions obligatoires
Espace de gestion de votre activité centralisé regroupant les échanges avec les clients, les devis, les factures
Sécurise le paiement avant le début de la mission et évite les impayés
Récolte les avis de fin de mission pour mettre en avant vos compétences
Vous procure une RC Pro dans le cadre des missions réalisées via la plateforme
Il existe un très grand nombre d’outils pour la facturation en freelance. Le choix dépend avant tout du volume de factures que vous devez envoyer, et de vos besoins en matière de suivi. Voici quelques logiciels de facturation populaires auprès de la communauté freelance :
1. Indy : notre partenaire et notre outil préféré chez Malt. Simple à prendre en main et très efficace. Possible de l’utiliser gratuitement, plus d’options disponibles en version premium.
2. Henrri : outil de facturation simple et efficace, spécialisé pour les TPE et PME (freelances). Il est gratuit à vie et très complet.
3. Malt : la plateforme pour freelance qui permet une gestion complète de sa relation client, de la prospection à l’envoi des factures en passant par les échanges et le devis.
Le délai de paiement pour un professionnel est généralement de 30 jours à compter de l’exécution de la prestation. Il ne doit pas dépasser 60 jours à partir du moment où la facture a été générée. Vous devez spécifier les modalités de paiement et les éventuelles pénalités en cas de retard dans votre facture.
Le statut de micro-entreprise dispose d’une gestion administrative
et d’une fiscalité simplifiée. Le freelance qui exerce avec une micro-entreprise dispose d’une exonération de TVA sur ses prestations dans la mesure où son chiffre d’affaires ne dépasse pas :
Lors du dépassement du seul de TVA, les micro-entrepreneurs doivent appliquer la TVA sur les factures qui suivent celle qui a entraîné le dépassement. Ils sont ensuite en mesure de récupérer la TVA sur leurs achats, et doivent reverser la TVA perçue à l’État. La somme du montant de TVA perçue moins la somme du montant de TVA déduite des achats correspond au solde de TVA. Si celui-ci est positif, le freelance fait un chèque au Service des impôts. Si le solde est négatif, c’est le Service des impôts qui rembourse le solde au freelance. Le micro-entrepreneur assujetti à la TVA doit préciser sur ses factures que la TVA est applicable, le taux et indique le montant HT et TTC de ses prestations. Pour en savoir plus, consultez notre dossier sur les impôts et taxes en freelance.
