Comment bien rédiger un devis quand on est freelance ?

Avec le statut de freelance, le travailleur indépendant doit gérer les prestations de services qu’il propose à ses clients, mais également tout l’administratif. Cela inclut la gestion des contrats, la facturation et surtout, la réalisation et l’envoi des devis. Bien rédiger ses devis est l’un des éléments les plus importants quand on démarre en freelance. Cela permet de présenter ses services, mais également de détailler son tarif pour chaque prestation. Certains clients n’hésitent pas à demander des devis à plusieurs freelances pour une même mission. La qualité du devis peut jouer un rôle déterminant dans le choix du prestataire et convaincre le client, ou au contraire, le pousser à sélectionner un concurrent.

 Le devis d’un freelance revêt également un rôle juridique crucial. Lorsqu’il est daté et signé par le client, et à condition qu’il soit conforme, votre devis vous protège. Sur Malt, les mentions légales sont incorporées à chaque devis. Mais la plupart des freelances doivent également envoyer des devis en dehors de la plateforme. Il est donc important de connaître tous les éléments qui doivent figurer sur le devis, et comment bien le rédiger. C’est ce que nous vous proposons de découvrir à travers ce guide complet dédié au devis freelance.

Le devis est un document écrit qui mentionne les prestations qui seront réalisées par le freelance dans le cadre d’une mission. Il comporte le coût associé à chaque élément, les délais, conditions de paiement et le tarif total hors taxe et TTC.

Pour que le freelance démarre la mission, il est nécessaire d’attendre de recevoir le devis daté et signé avec la mention « bon pour accord ». Il dispose alors de la même valeur juridique qu’un contrat entre les deux parties. À l’issue de la mission, le freelance doit envoyer une facture. Elle est obligatoire et permettra au travailleur indépendant de justifier ses revenus en cas de contrôle fiscal.

Pour être valide, votre devis doit contenir un certain nombre d’informations.

Les éléments essentiels qui doivent obligatoirement figurer sur le devis sont :

Bon à savoir : sur Malt, toutes les informations essentielles et obligatoires qui doivent figurer sur un devis seront automatiquement ajoutées. Tout ce que vous aurez à remplir concerne uniquement les prestations et le tarif.

Après une première série d’entretiens et avant de choisir le freelance qui va réaliser leur projet, les clients demandent des devis. En fonction du chiffrage du coût de la mission et des différents services inclus, ils choisissent généralement le freelance qui leur propose les meilleurs services en accord avec leur budget. La rédaction du devis est donc très importante pour faire bonne impression et décrocher la mission. Voici les différentes étapes avec les éléments indispensables à faire figurer dans un devis de freelance. 

Avant de vous lancer dans la rédaction du devis, posez un maximum de questions au client pour comprendre son besoin. Toutes ces informations vous permettront dans un premier temps de cibler ses attentes, mais également d’évaluer correctement le temps de travail nécessaire et donc de chiffrer votre mission.

Comme l’explique Ivanne Poussier, Consultante Digital Learning & Formatrice et Super Malter 2, la signature du devis est le moment de « rétablir une symétrie dans les attentes ».

Lors de vos échanges via la messagerie Malt, au cours d’un rendez-vous par téléphone ou en visioconférence, n’hésitez pas à poser un maximum de questions.

Voici une liste non exhaustive des informations à recueillir auprès de votre client avant de préparer votre devis :

Cet échange initial est aussi l’occasion de vérifier que le courant passe bien avec ce client. Si les échanges sont fluides et que la discussion se déroule sans accroc, c’est bon signe pour la suite ! Pour rappel, la possibilité de choisir ses clients fait partie des cinq avantages principaux cités par les freelances en quête d’indépendance. Or, la préparation du devis est un moment clé pour choisir de travailler ou non avec un client.

Une fois que vous avez rassemblé les informations nécessaires pour bien comprendre les attentes du client pour la mission, il est important de se poser la question de la faisabilité et de la clarté de chaque tâche demandée. Si la demande du client est parfaitement claire, vous pouvez commencer à rédiger votre devis.

En fonction des tâches à réaliser dans le cadre de la mission, vous serez en mesure d’estimer le coût. Le système de facturation est propre à chaque freelance. Au forfait ou en régie, cela dépend de vos habitudes et de la nature de votre activité.

Pour apporter de la transparence à votre devis, séparer les différentes parties de la mission. Il est intéressant de faire figurer le coût de chaque élément pour que le client se rende compte de l’impact sur le prix total. Plusieurs raisons devraient vous pousser à détailler au maximum votre devis :

N’oubliez pas que le devis vous engage et engage le client : une fois validé sur Malt, ce document fait office de contrat de travail et de facture à la fin de la mission. Il est donc tout à votre avantage d’y détailler précisément les services que vous effectuerez dans le cadre de votre mission.

Vous pouvez aussi préciser une date limite de validité pour le devis, ainsi qu’une réserve de disponibilité. En effet, certains clients ont des cycles de décision très longs, et vous avez intérêt à faire preuve de transparence sans pour autant vous fermer d’autres opportunités. À titre d’information, un devis envoyé via Malt est valable pendant 30 jours par défaut. Notez aussi que dans le cas d’une mission récurrente (c’est-à-dire qui se répète dans le temps, par exemple chaque mois), les frais Malt côté freelance baissent de 10 % à 5 % au bout de six mois avec le même client.

Lorsque vous présentez votre devis au client, celui-ci peut avoir des interrogations sur le tarif ou le temps estimé pour les différentes prestations. Afin de répondre à ses questions et de le rassurer rapidement, la méthode la plus efficace consiste à organiser un rendez-vous avec le client pour lui présenter votre offre en détail. Cet échange sera l’occasion de synthétiser ce que vous avez compris de sa problématique, de lui présenter votre solution pour y répondre et de détailler le budget que vous prévoyez dans votre devis. Non seulement vous pourrez répondre aux questions du client, mais vous le rassurerez sur votre professionnalisme.

Présenter votre devis au client vous permettra de recueillir ses feedbacks à chaud, et éventuellement de modifier votre offre en conséquence, avant de l’envoyer à nouveau pour validation.

Au-delà du besoin immédiat pour lequel le client vous contacte, l’envoi du devis est l’occasion de donner à votre interlocuteur un aperçu de vos compétences. Essayez d’être à la fois précis et exhaustif, tant dans le contenu que dans la présentation de votre devis : même s’il refuse cette première offre, le client pourra vous recontacter pour une autre mission. Et s’il accepte votre devis, vous mettez toutes les chances de votre côté pour établir une relation professionnelle durable.

Vous pouvez tout à fait proposer dans votre devis freelance des options facultatives, que le client pourra inclure s’il le souhaite. Là aussi, il peut être judicieux d’en discuter de vive voix avec votre interlocuteur pour lui présenter les avantages de chaque option et discuter de son besoin dans le détail.

Selon le service que vous proposez, vous pouvez par exemple ajouter une option de maintenance pour un site web, ou une mise à jour régulière pour de la création de contenus liés à l’actualité. Enfin, il peut être intéressant de préciser les services qui ne sont pas inclus dans le devis : vous éviterez ainsi tout malentendu au cours du projet. Si le rendu peut exiger des retouches, il est préférable de préciser combien d’aller-retours vous proposez pour ce tarif. Cela permet de fixer les limites, et si le client désire davantage de modifications, il devra vous demander un nouveau devis.

Une bonne habitude à prendre en tant que freelance consiste à reprendre votre devis en fin de mission pour analyser le temps que vous avez passé sur chaque tâche, comparer vos tarifs et vérifier les éventuels coûts additionnels, dans le but d’ajuster vos futures propositions commerciales. Ainsi, vous pourrez optimiser vos prix avec chaque mission. « La bonne recette, c’est de se remettre en question et de regarder régulièrement les coûts cachés qu’on aurait pu inclure, » précise Ivanne Poussier.

La plateforme Malt est pensée pour que les freelances travaillent sans stress. Ainsi, votre devis Malt reste modifiable pour les missions courtes jusqu’à ce que le client marque la mission comme terminée. Lorsque le devis est accepté, le client prépaye la mission. Ainsi, les travailleurs indépendants peuvent démarrer leur mission sans crainte des impayés. En plus de sécuriser le paiement, Malt vous permet de bénéficier d’une couverture de Responsabilité Civile Professionnelle Hiscox.

Autre avantage de taille à utiliser Malt pour envoyer ses devis en freelance : la centralisation de tout votre administratif. Votre espace personnel contient tous vos devis et vos factures. L’envoi de la facture au client est géré automatiquement par la plateforme dès que celui-ci valide la fin de mission.

À l’issue d’une mission, vous bénéficiez d’un bonus de visibilité qui mettra en avant vos compétences et vos services afin de déclencher encore plus de demandes de devis.

Vous avez récemment décidé de devenir freelance et vous avez encore des questions à propos des devis ? Voici celles qui reviennent le plus souvent.

C’est une question récurrente chez les travailleurs indépendants qui se lancent. La fixation de ses tarifs est très importante pour garantir la pérennité de votre entreprise naissante. Pour cela, vous devez calculer votre Taux Journalier Moyen. Il correspond au tarif facturé par journée de travail effectuée. De nombreux éléments doivent être pris en compte tels que :

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter notre dossier complet sur le baromètre des tarifs freelances.

Malt est une plateforme qui permet aux freelances de décrocher de nouvelles missions, mais également de fidéliser leurs clients. Vous pouvez importer vos clients existants sur Malt pour centraliser la gestion de vos devis et factures en quelques clics seulement.

Pour vos relations professionnelles externes à Malt, vous aurez besoin de créer vos devis et factures. Si vous maîtrisez Word ou un autre logiciel de mise en page, vous pouvez réaliser votre propre modèle. Vous pouvez également recourir à un outil de création de devis et de factures. Il existe un grand nombre de logiciels de facturation sur le marché. Certains sont gratuits, d’autres partiellement (options payantes) et enfin, les plus complets sont payants.

Comme les micro-entreprises ne sont pas soumises à l’obligation de supervision par un expert-comptable, la plupart des freelances avec ce statut se chargent de leur facturation pour réduire leurs coûts. Voici une liste (non-exhaustive) des systèmes de facturation les plus populaires :