Charte de protection des données

Charte de protection des données personnelles

Date d’effet: 25 mai 2018

1. Introduction

La protection de vos données à caractère personnel est importante pour nous.

Nous nous engageons à ne collecter que les données dont nous avons besoin pour vous assurer un service optimal, à en assurer la confidentialité et la sécurité, y compris lorsque nous faisons appel à des prestataires et à faciliter l’exercice de vos droits sur vos données.

Notre premier engagement est le respect de la législation applicable en matière de protection des données.

Nous nous conformons aux obligations résultant du Règlement général relatif à la protection des données à caractère personnel (également appelé “RGPD”) et de toutes les législations nationales le mettant en œuvre dans les Etats dans lesquels nous opérons. Ainsi, nous prenons notamment soin de respecter la loi dite “Informatique et Libertés” du 6 janvier 1978 modifiée pour la France, la loi fédérale sur la protection des données (BDSG) pour l’Allemagne, la Loi relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel du 30 juillet 2018 pour la Belgique et la loi organique espagnole 3/2018, du 5 décembre 2018, sur la protection des données personnelles et la garantie des droits numériques.

Nous décrivons ici ce que nous faisons avec vos données.

La présente politique décrit les données personnelles que nous recueillons, comment elles sont utilisées et, le cas échéant, partagées, et vos droits à cet égard. Elle s'applique à tout utilisateur des services Malt. Nous vous conseillons de la lire attentivement. Nous avons fait le maximum pour qu’elle soit claire, facilement compréhensible et accessible à tout moment de votre navigation.

Nous nous efforçons d’être le plus clair possible.

Toutefois, si vous n’êtes pas familier, par exemple, des termes “vigilance”, “freelance”, “cookie”, “ ou “affacturage ou avance de trésorerie”, vous trouverez les définitions de ces termes clés en consultant notre glossaire en fin de cette charte.

Si vous souhaitez obtenir une clarification ou si vous avez une question à nous poser la concernant, vous pouvez contacter notre équipe DPO à l’adresse suivante: [email protected].

Sachez que des fonctionnalités permettant de gérer vos données et de protéger leur confidentialité et leur sécurité sont disponibles dans notre Centre de protection des données disponible à cette adresse: https://www.malt.fr/about/privacy.

Prise d’effet :

La Charte de protection des données mise à jour prendra automatiquement effet pour tous les utilisateurs actifs à compter du 25 mai 2018.

Nous nous réservons le droit de modifier la présente Charte de protection des données à tout moment. La version la plus actuelle de la présente Charte régit notre utilisation de vos données et sera toujours disponible à l’adresse : https://www.malt.fr/about/privacy/policy

Si nous devions apporter une modification substantielle à cette charte de protection des données, nous nous engageons à vous la notifier via l'adresse email que vous avez renseignée sur le site.

2. Responsable du traitement des données : Malt Community

La société Malt Community, SA à conseil d'administration, immatriculée au RCS de Paris sous le n° 791 354 871, dont le siège social est situé 241 rue Saint Denis, 75002 Paris.

3. Coordonnées de notre DPO

Vous pouvez adresser toute question relative à la protection des données personnelles chez Malt ou adresser une demande d’exercice de vos droits d’accès, rectification, opposition, effacement, limitation, portabilité, administration de données après un décès à notre délégué à la protection des données :

par mail adressé à : [email protected]

par courrier adressé à: DPO, Malt Community, 241 rue Saint Denis, 75002 Paris

4. Données que nous traitons

Résumé :

Dans le cadre de votre utilisation de nos services et de votre navigation sur notre site internet, Malt traite plusieurs catégories de données dont vous trouverez le détail ci-dessous. Ces données proviennent :

Des informations que vous nous communiquez. Lorsque vous créez votre compte, que vous mettez à jour votre profil ou votre compte client, ou lorsque vous échangez avec notre équipe. Ces informations personnelles sont par exemple des données permettant votre identification, votre adresse e-mail, votre photo, des données professionnelles et notamment relatives à vos qualifications, compétences, les missions que vous avez réalisées ou que vous avez commanditées, vos coordonnées bancaires...

Des informations résultant de votre utilisation de nos services. Nous collectons des informations relatives aux services que vous utilisez et à l'usage que vous en faites. Par exemple, l’utilisation de la messagerie intégrée, les données relatives à votre navigation sur le site, les pages que vous avez consultées, votre activité sur la Marketplace, et les informations relatives aux transactions liées à votre compte.

Nous ne traitons pas de catégories particulières de données (données sensibles) telles que les données qui révèlent l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale, des données génétiques, des données biométriques, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle des personnes.

4.1 Données relatives aux freelances

Nous vous informons au moment de la collecte du caractère obligatoire ou non du renseignement de la donnée.

Communiquées par le freelance

Informations personnelles

Prénom

Lieu et Date de naissance

Sexe

Catégorie professionnelle

Géolocalisation au moment de la connexion

Photo de profil

nationalité ;

adresse ;

le cas échéant, numéro d’identification national officiel.

Informations relatives aux échanges avec nos équipes

Emails

Dates et durées des appels téléphoniques

Résumé des échanges si nécessaire pour le suivi de vos demandes ou pour votre accompagnement

Informations professionnelles

Expériences professionnelles

Compétences

Portfolio

Préférence(s) de mission

Structure juridique

Dénomination

Forme juridique

Identité du représentant légal de l’entreprise

Documents légaux variant en fonction de la structure de votre entreprise et notamment : dénomination ; adresse du siège social, le cas échéant, numéro d’identification national officiel ; dirigeants (pour les personnes morales) ; dispositions régissant le pouvoir d’engager la personne morale ou la construction juridique.

Information bancaire

Relevé d’Identité bancaire

Compléments d’information sur votre profil (facultatif)

Intégration de vos réseaux sociaux (Twitter, Behance, StackOverflow, Github)

Certifications et formations

Langues

Informations relatives aux missions réalisées

Commentaires de vos clients

Avis laissés par vos clients

Générées par votre utilisation de la plateform

Données de navigation

Cookies nécessaires et autres cookies sous réserve de votre consentement et adresse IP

Informations relatives aux transactions

Détails des transactions (ex: paiement de vos missions)

Recommandations

Recommandations externes faisant suite à vos sollicitations

Données relatives à l’utilisation de la messagerie sécurisée

Identification des utilisateurs (expéditeur et destinataire)

Date et heure d’envoi du message

Contenu du message lorsque nécessaire pour la lutte contre la fraude et l’assistance aux utilisateurs.

4.2 Données relatives aux préposés des clients

Nous informons au moment de la collecte du caractère obligatoire ou non de la donnée.

Communiquées par le client / les préposés des clients utilisant la Marketplace

Informations personnelle

Prénom

Date de naissance

Sexe

Adresse email

Photo de profil

Informations générales sur l’entreprise

Secteur d’activité
Nombre d’employés
Logo de l’entreprise

Structure juridique

Coordonnées de facturation
Contact de comptabilité

Informations relatives aux missions

Avis reçus par les freelances
Commentaires laissés par ces freelances

Informations relatives aux échanges avec nos équipes

Emails
Dates et durées des appels téléphoniques
Contenu éventuel des échanges lorsque nécessaire pour la lutte contre la fraude et l’assistance aux utilisateurs

Données de navigation

Cookies nécessaires et autres cookies sous réserve de votre consentement et adresse IP

Générées par votre utilisation de la Marketplace

Informations relatives aux transactions

Détail des transactions

Données relatives à l’utilisation de la messagerie sécurisée

Identification des utilisateurs (expéditeur et destinataire)

Date et heure d’envoi du message

Contenu du message lorsque nécessaire pour la lutte contre la fraude et l’assistance aux utilisateurs

4.3 Informations statistiques relatives à votre utilisation de nos services

Nous recueillons par exemple des statistiques :

- D’utilisation de la messagerie sécurisée que nous proposons (pourcentage de messages répondus, temps de réponse) ;

- Sur les évaluations de fin de mission (commentaires laissés par les clients et les freelances, notes moyennes) ;

- Des statistiques fondées sur les données de connexion et de navigation des utilisateurs ;

- Sur l’utilisation du moteur de recherche et du formulaire de contact freelance ;

- Sur votre utilisation des différents modules tels que l’outil de devis, le module de contrat, celui de paiement ; les fonctionnalités mises à disposition des entreprises (reporting, pages d’équipes, baromètre) ;

- Sur des données commerciales telles que le nombre de missions réalisées, les volumes d’affaires par catégorie de freelances, de clients.

5. Cookies

Nous utilisons des cookies d’authentification, des cookies de sécurité et cookies relatifs à l’intégrité du site, des cookies de localisation, des cookies liés à la fonctionnalité du site et services, des cookies d’analyses et de recherche et des cookies pour diffuser des messages publicitaires. Vous pouvez accepter, refuser ou paramétrer vos choix en matière de cookies lors de votre première connexion sur la Marketplace et modifier vos choix à tout moment en consultant la rubrique cookies de notre centre de protection des données disponible ici: www.malt.fr/about/privacy/cookies. Vous y trouverez également une description plus détaillée des cookies que nous déposons.

6. Bases légales et Finalités

Résumé :

Malt traite la plupart de vos données personnelles dans le cadre du contrat de service que vous avez conclu lors de votre inscription sur le site via l’acceptation de nos conditions générales d’utilisation (si vous souhaitez consulter de nouveau nos conditions générales d’utilisation, vous les trouverez ici). Toutefois, nous sommes susceptibles de traiter certaines données vous concernant sur la base de votre consentement, en raison d’obligations légales ou pour répondre à notre intérêt légitime à les traiter.

Malt et ses partenaires ou sous-traitants procèdent au traitement de vos données à caractère personnel, notamment lors de votre connexion à la Marketplace, de votre inscription sur la Marketplace, de votre activité sur la Marketplace comme par exemple les échanges que vous avez avec des freelances, de potentiels clients ou des clients au cours de la mission, lors de votre utilisation des services disponibles sur le site dont le service de paiement des missions et le service d’affacturage ainsi que dans le cadre des échanges que vous pouvez avoir avec nos équipes dans le cadre d’un accompagnement à l’utilisation de nos services ou de la proposition de missions.

En vous inscrivant sur Malt, cette dernière traitera donc vos données à caractère personnel dans la mesure où elles sont nécessaires au renseignement de votre profil, à la vérification de votre entreprise, au traitement de vos propositions commerciales et à la gestion de vos missions et de vos paiements ainsi qu’à votre accompagnement et à l’apport d’assistance aux freelances et aux clients dans l’utilisation de la Marketplace. Malt est également susceptible de transmettre votre profil à un client s’il correspond à sa recherche.

Les données que nous collectons nous permettent de fournir, administrer, protéger et améliorer nos services, d'en développer de nouveaux, et de protéger aussi bien nos utilisateurs que nous-mêmes d’une utilisation potentiellement frauduleuse de notre Marketplace.

Détails :

En particulier,

6.1 Traitements de données mis en œuvre sur le fondement de l’exécution du contrat de service

Sur la base de l’exécution du contrat de service que vous avez conclu lors de votre inscription sur le site via l’acceptation de nos conditions générales d’utilisation (si vous souhaitez consulter de nouveau nos conditions générales d’utilisation, vous les trouverez à l’adresse : www.malt.fr/legal) qui nous lie, nous utilisons vos données pour vous fournir nos services, et notamment, toutes les données que vous nous communiquez lors de la création et la gestion de votre profil ainsi que les données nécessaires à la création, au suivi et à la facturation d’une mission, les échanges que vous pouvez avoir avec notre service support ou dans le cadre de la messagerie sécurisée intégrée et les communications que nous vous adressons, en lien avec l’utilisation de nos services ou au suivi de votre compte sont traités dans ce cadre légal.

En particulier, dans le cadre de l’exécution du contrat de service, nous traitons vos données pour :

- La création et la gestion de votre compte ;

- Vous permettre l’utilisation des services du site ;

La vérification de votre société sur la base de vos documents légaux (voir ci-dessous pour plus d’information à ce sujet) ;

Pour les freelances, l’optimisation de votre référencement dans le moteur de recherche ; pour les clients la proposition de résultats de recherche les plus pertinents ;

S’assurer que les missions proposées soient pertinentes (modération des leads, politique de lutte contre le spam);

Permettre la communication entre utilisateurs (freelances et clients) au sujet d’une mission par la mise à disposition d’une messagerie instantanée sécurisée intégrée;

Vous adresser des communications liées à vos actions sur la Marketplace (courriels transactionnels);

Tenir à votre disposition, au sein de votre compte Malt, vos documents (factures, contrats…);

Permettre le paiement de vos missions directement par le biais de la Marketplace et de notre partenaire Mangopay. Ainsi, vos données sont traitées afin d’assurer la gestion des flux financiers intervenant via la Marketplace et notamment, la facturation des missions et des paiements ainsi que, conformément à la loi, la lutte contre le terrorisme et le blanchiment d’argent.

Vous permettre d’utiliser le service d’affacturage (avance sur paiement) proposé par notre partenaire Finexkap.

Proposer le profil d’un Freelance en réponse à la recherche spécifique d’un client : Malt est susceptible de transmettre les Données à caractère personnel de Freelances inscrits sur la Marketplace aux Entreprises Clientes pour les assister dans la recherche de Freelances ou leur présenter des Freelances correspondant à leurs besoins. Ainsi, si, à la suite d'une demande d'un de nos clients, le profil d’un Freelance correspond à sa recherche, nous pourrions transmettre ces informations de profil au client.

Permettre au Client de centraliser les missions en cours avec des Freelances dans une interface dédiée (Malt Insight)

- Vous permettre, Freelances et Clients, de laisser un avis/commentaire en fin de mission ;

- Vous assister dans l’utilisation de la plateforme en proposant un service client/freelance répondant à vos demandes.

6.2. Traitements de données mis en œuvre sur le fondement de l’intérêt légitime de Malt

Sur la base de notre intérêt légitime, nous utilisons vos données à des fins de gestion et de sécurisation des accès à notre site internet, ou de lutter contre la fraude, être en mesure de justifier de notre comptabilité (édition des factures pour votre compte et celui de vos partenaires commerciaux, justification de nos frais de service).

Plus précisément, nous traitons vos données sur le fondement de notre intérêt légitime pour :

Répondre à l’obligation de vigilance de nos clients en droit français et permettre aux Freelances d’indiquer, avant même d’avoir été sélectionné pour une mission, que votre société est en règle avec ses obligations légales (« société vérifiée »). Vous permettre également de recevoir des paiements par le biais de la Marketplace Malt grâce aux vérifications réalisées sur le statut et le respect par votre structure juridique de ses obligations légales.

Lors de leur inscription sur Malt, nous demandons aux Freelances de communiquer un certain nombre de documents relatifs à leur identité ainsi que des documents légaux concernant leur structure juridique.

Ces données et les documents servent deux objectifs :

Faciliter le contact entre les Freelances et les Clients en présentant au Client la structure juridique du Freelance déjà vérifiée. En effet, en droit français, les Clients faisant appel à un prestataire doivent satisfaire à l’obligation de vigilance, autrement dit, demander au Freelance un document attestant de son immatriculation (extrait K bis ou carte répertoire des métiers) et une attestation de vigilance, délivrée par l’Urssaf, qui mentionne le nombre de salariés et le total des rémunérations que le Freelance a déclarés lors de sa dernière échéance. Ce document atteste également de son respect des obligations de déclaration et de paiement des charges sociales. En faisant une vérification préalable de ces documents, Malt vous permet de ne pas avoir à la faire au moment où vous souhaitez vous concentrer sur les échanges liés à la mission.

Accélérer le paiement des missions en ayant transmis en amont, à notre prestataire MangoPay, les informations de vérification de votre structure juridique : lorsque vous utilisez Malt en tant que Freelance, vous bénéficiez d’un service de paiement en ligne qui vous permet de recevoir des paiements de la part de vos clients. Ce service de paiement est mis à votre disposition par notre prestataire de solution de paiement Mangopay SA, établissement de paiement agréé. En cette qualité, Mangopay SA a des obligations légales de vigilance en matière de lutte contre la fraude, le financement du terrorisme et le blanchiment d'argent. Conformément aux exigences de la réglementation qui s’applique à Mangopay, au moment de la création de votre compte et de votre utilisation du service de paiement, le prestataire de paiement doit vous identifier et vérifier votre identité. Malt sollicite donc, pour le compte du prestataire de paiement Mangopay les éléments relatifs à votre identité et à celle de votre structure juridique.

Protéger nos freelances contre le spam;

Effectuer un suivi personnalisé pour ne vous adresser que des communications pertinentes et adaptées à vos besoins directement en lien avec les services du site (par exemple: proposer des missions adaptées, vous inviter à mettre à jour/compléter votre profil afin de maximiser vos chances de décrocher une mission…).

Sécuriser le site Malt.com ainsi que ses déclinaisons: Malt.fr, Malt.es, Malt.de, Malt.be, etc..., et sécuriser les données et échanges intervenant sur le site;

Faire évoluer nos services pour vous offrir de nouvelles fonctionnalités et les adapter à vos besoins: à cette fin, nous réalisons des statistiques d’utilisation de nos services et de suivi de l’audience des pages de notre site internet et de suivi des activités commerciales et du comportement des utilisateurs sur la Marketplace. Ces statistiques sont anonymisées aussi souvent que possible;

Nous collectons vos données pour évaluer votre satisfaction et, si vous l’acceptez, vous recontacter pour échanger avec vous à ce sujet.

Garantir la qualité des profils, lutter contre la fraude, vérifier les informations des profils (par ex. localisation).

Lutter contre la fraude lors de vos envois de messages et, en cas d’anomalies détectées, donner lieu à un rappel des règles applicables ou à un blocage des messages que vous envoyez. Nous utilisons également une technologie d’analyse automatique du contenu des annonces, afin de détecter des contenus non sollicités, y compris frauduleux;

Calculer votre temps de réponse moyen aux messages qui vous sont envoyés et l’afficher à vos interlocuteurs;

Vous assister en cas de difficulté d’utilisation de la Marketplace ou de demande d’aide, notamment dans le cas d’un litige avec un autre utilisateur.

Vous adresser des notifications liées à votre activité sur le site comme, par exemple, lorsque vous avez reçu un message, un devis, un paiement;

Vous proposer de participer à des enquêtes (ex. satisfaction, opinion, étude sur les freelances dans votre pays ou dans l’Union européenne) a Vous êtes libre de participer et pouvez vous opposer selon les modalités fournies au moment de l'enquête.

Communiquer avec vous : Malt peut utiliser les informations recueillies pour communiquer avec vous au sujet des produits, des services, des promotions, des études, des enquêtes, des actualités, des mises à jour et des événements.

6.3 Traitements de données mis en œuvre sur le fondement de votre consentement

Nous sommes également susceptibles de recueillir votre consentement préalable au traitement de certaines données,

- par exemple pour la réutilisation de votre photo de profil, réalisée par nos services, sur des supports commerciaux

- ou lorsque vous n’avez pas créé de compte sur la Marketplace mais souhaitez recevoir nos offres commerciales/notre newsletter.

6.4 Traitements de données mis en œuvre sur le fondement de nos obligations légales

Enfin, nous traitons certaines données en raison des obligations légales qui nous sont imposées dans le cadre de la gestion des paiements réalisés via la Marketplace et notamment de la lutte contre le financement du terrorisme et le blanchiment d’argent.

7. Destinataires ou catégorie de destinataires et transferts vers des pays tiers à l’EEE

Résumé :

Malt est destinataire des données à caractère personnel recueillies par l'intermédiaire du Site.

Certains des services et fonctionnalités mis à votre disposition par Malt requièrent que nous partagions des informations avec d'autres utilisateurs ou avec nos partenaires commerciaux. Nous sommes également susceptibles de partager ces informations pour des raisons juridiques ou en cas de litige.

Détails :

Malt est destinataire des données à caractère personnel recueillies par l'intermédiaire du Site.

Nous ne communiquons vos données personnelles à des entreprises, des organisations ou des personnes tierces que dans les circonstances suivantes :

7.1 Partage avec les clients

Partage avec des clients des informations d’identification du Freelance et, le cas échéant, de son entreprise lorsque le Freelance leur envoie une proposition commerciale et des documents légaux relatifs à ses services et, le cas échéant, sa société, lorsqu’une mission démarre.

7.2 Partage avec des partenaires et prestataires de confiance

Lorsque cela est nécessaire pour des besoins de traitement externe, et uniquement dans ce cas, nous transmettons ces données à nos partenaires tels que MangoPay et Finexkap et prestataires de confiance, nos sous-traitants. Ces derniers traitent vos données pour notre compte, selon nos instructions ou selon un accord contractuel, conformément à la présente Charte et dans le respect de toute autre mesure appropriée de sécurité et de confidentialité.

a) Localisation des données

Tous nos serveurs sur lesquels vos données sont conservées sont localisés en Europe. Très exceptionnellement, certains de nos prestataires dont l’établissement principal se situe dans un État tiers à l’Union européenne peuvent devoir transférer vos données dans cet État. Dans ce cas, nous vérifions préalablement qu’ils respectent leurs obligations en matière de protection des données de nos utilisateurs et mettons en place un « outil de transfert » tel que les clauses contractuelles types afin de garantir une protection de vos données personnelles équivalent à celle proposée au sein de l’Union européenne.

b) Nos prestataires

Vous trouverez ci-dessous le nom de nos partenaires et prestataires, le cas échéant, le lien vers leur site et leur politique de protection des données, l’adresse de contact pour les questions de protection des données, la finalité pour laquelle ils interviennent ainsi que la localisation des données et l’outil de transfert utilisé pour garantir un niveau de protection équivalent à celui proposé au sein de l’Union européenne lorsqu’ils se situent hors de l’Union européenne ou sont susceptibles de transférer des données en dehors de l’Union européenne.

Nous ne leur transmettons vos données personnelles uniquement pour les finalités énoncées ci-dessous.

MangoPay SA 10 Boulevard Royal L-2449 Luxembourg www.mangopay.com https://www.mangopay.com/fr/privacy/ Contact: [email protected] : Mangopay intervient pour vous ouvrir un compte de paiement vous permettant de recevoir ou exécuter un paiement pour les missions effectuées par notre intermédiaire. MangoPay vérifie également que les flux financiers qui transitent par la Marketplace ne proviennent pas d’un blanchiment d’argent ou ne servent pas à financer le terrorisme. Localisations des données : Luxembourg (UE)

Finexkap SAS 9 rue Parro 75012 Paris https://www.finexkap.com/ Contact: [email protected] : mise à disposition d’un service d’avance de trésorerie pour les freelances. Localisations des données : France (UE)

Chartio Inc, et Google LLC (Google analytics) : Réalisation de statistiques. Transferts vers les Etats-Unis possibles - sécurisés par la mise en place de clauses contractuelles types

Mandrill, https://mailchimp.com/about/security/#Investing_in_Your_Privacy : Envoi de mails aux utilisateurs du site et à toute personne invitée par un utilisateur à utiliser Malt ou à rédiger une recommandation sur Malt. Transferts de données vers les Etats-Unis - clauses contractuelles types et mise en place de garanties complémentaires
MongoDB et prestataires chargés d’assurer la sécurité de notre système d’information et notamment de notre site internet ainsi que des données que vous nous communiquez

Important: Malt ne revend à aucun tiers les données, informations ou documents que vous nous confiez et ne divulgue pas vos données personnelles en dehors des situations décrites dans la présente Charte de protection des données personnelles.

Durée de conservation ou critères déterminant ces durées et suppression des informations vous concernant

Résumé :

Malt conserve vos informations tant que votre compte reste actif, à moins que vous ne demandiez leur suppression ou celle de votre compte. Dans certains cas, nous pouvons conserver des informations vous concernant en raison de la loi ou à d'autres fins, comme décrit dans cette partie, même si vous supprimez votre compte.

Détail:

Centre de protection des données