La checklist des documents légaux indispensables
Publication :
23 avr. 2024
Dernière mise à jour :
12 févr. 2026
Découvrez un guide détaillé pour remplir tous vos documents légaux en fonction de votre statut juridique.
Sur Malt, un freelance peut s'inscrire en tant que :
- entrepreneur individuel (statut auto-entrepreneur)
- société. Il est d'ailleurs possible pour un freelance en s'inscrivant de choisir le statut “société en cours d’immatriculation” et ajouter les informations concernant sa société plus tard.
En fonction du statut choisi, Malt sollicite la communication d'un certain nombre d'informations.
En effet, la procédure KYC (“Know Your Customer” ou “Connaissance du client”) est obligatoire et nécessaire pour la protection des utilisateurs. Elle permet d’aider les entreprises à comprendre et surveiller les risques associés à chacun des clients d’une entreprise. En conformité avec cette procédure, Malt vérifie donc l’identité de ses utilisateurs et la conformité des documents fournis.
Vous trouverez ci-dessous un guide détaillé pour remplir tous vos documents juridiques en fonction de votre statut (auto-entrepreneur, en société ou en portage salarial).
Auto-Entrepreneur
Les coordonnées
Nom
Prénom
Adresse : si vous n’avez pas de locaux, il s’agit de votre adresse personnelle
La forme juridique de votre entreprise
Si vous êtes auto-entrepreneur, vous avez deux possibilités :
- Vous êtes auto-entrepreneur avec une franchise en base de TVA
- Vous êtes auto-entrepreneur avec option TVA (régime simplifié ou régime réel normal)
Les mentions légales
Les informations que vous saisissez dans cet aparté apparaîtront en pied de page de vos factures.
Numéro SIRET d’auto-entrepreneur : vous obtiendrez directement ce code à 14 chiffres auprès de votre Centre de formalités des entreprises (CFE)
Numéro de TVA intra-communautaire : ce numéro se trouve auprès de votre service des impôts
Délai de paiement : le délai de paiement d’une facture envers un professionnel est généralement de 30 jours et ne doit pas dépasser 60 jours suite à la facturation
Vous avez également la possibilité d’enregistrer vos propres mentions légales ou même de modifier les mentions légales directement depuis votre devis
Vous pouvez aussi ajouter un contrat d’exclusivité ou encore un contrat de cession des droits d’auteur
Représentant
Représentant légal de votre entreprise : vous-même
Téléchargez votre pièce d’identité, permis de conduire ou permis de séjour
Conditions d’acceptabilité d'une pièce d’identité :
Il doit s’agir d’une photo, et non d’un document scanné
Il faut télécharger le recto et le verso (sauf pour le passeport)
Tous les bords doivent être visibles
La photo doit être de bonne qualité, nette et sans reflet ni flash
La couleur doit être originale (pas de noir et blanc)
Les informations renseignées dans la partie "représentant" doivent être les mêmes que celles sur la pièce d’identité
Toutes les informations doivent être visibles (barre MRZ), aucun élément sur la pièce d’identité ne doit être caché
Votre pièce d’identité doit être valide ou bénéficier de l’extension de validité de 5 ans
Taxes
- Indiquez le taux de TVA auquel vous êtes assujetti : taux normal à 20%, taux intermédiaire à 10%, taux réduit à 5,5% ou taux particulier à 2,1%
- Si vous n’êtes pas assujetti à la TVA : indiquez 0%
Pour rappel, la TVA, ou taxe sur la valeur ajoutée, est un impôt indirect sur la consommation. Son fonctionnement est simple : chaque intermédiaire paye de la TVA sur ses achats, facture de la TVA sur ses ventes et verse la différence au Trésor public.
Il existe trois régimes de TVA distincts selon le chiffre d’affaires de l’entreprise :
Le principe est le régime de la franchise en base de TVA : cela signifie qu’en tant qu’auto-entrepreneur, vous êtes en principe dispensé de déclarer et de payer la TVA sur les ventes et prestations réalisées. Attention : vous devez quand même faire figurer la mention “TVA non applicable - article 293B du CGI” sur vos factures et sur vos devis.
Pour bénéficier du régime simplifié de la franchise de TVA, vous devez respecter les seuils suivants :
- 91 900€ pour une activité commerciale ou une activité d’hébergement
- 36 800€ pour une activité de prestations de services ou une activité libérale.
Dès que vous dépassez les seuils de TVA, vous devenez redevable de la TVA et êtes automatiquement soumis au régime réel simplifié de TVA. Toutefois, vous basculez au régime réel normal de TVA si vous réalisez un chiffre d'affaires annuel HT supérieur à 783 000€ pour une activité commerciale ou une activité d’hébergement, ou 236 000€ pour une activité de prestations de services ou une activité libérale.
Documents légaux
Attestation de vigilance (aussi appelée attestation URSSAF) : elle permet de justifier du bon paiement de la part des entreprises de leurs cotisations sociales
Vous pouvez télécharger votre attestation de vigilance directement sur le site de l’URSSAF.
Pour toute transaction d’un minimum de 5 000€ HT, le donneur d’ordre est tenu de vérifier que son cocontractant s’acquitte bien de ses obligations de déclaration et de paiement des cotisations auprès de l’URSSAF.
Sur Malt, votre attestation de vigilance vous sera demandée tous les 6 mois jusqu’à la fin de l’exécution du contrat (le montant de 5 000€ HT est le montant global de la prestation), afin d’obtenir le statut d’entreprise vérifiée.
Dans le cas où votre entreprise a moins d’un an et que votre première déclaration de revenus n’a pas été effectuée, vous pourrez fournir une déclaration sur l’honneur.
En société
Les coordonnées
Nom
Prénom
Adresse : vous n’avez pas de locaux, il s’agit de votre adresse personnelle
Votre forme juridique
SAS, SASU, SARL, EURL, SCI, etc.
Pour information : la création d’une SARL peut être réalisée via Legalstart, tout comme la SAS ou toute autre forme de société.
Les mentions légales
Les informations que vous saisissez dans cet aparté apparaîtront en pied de page de vos factures.
Le capital de votre entreprise : vous le trouverez sur votre k-bis
Votre numéro SIREN : vous le retrouverez également sur votre k-bis
RCS de “Ville” : aussi à retrouver sur votre k-bis
Code Naf ou APE : vous le trouverez sur l’avis de situation de l’entreprise, disponible sur le site de l’INSEE.
Le numéro de TVA intra-communautaire : ce numéro se trouve auprès de votre service des impôts
Délai de paiement : le délai de paiement d’une facture envers un professionnel est généralement de 30 jours et ne doit pas dépasser 60 jours suite à la facturation
Vous avez également la possibilité d’enregistrer vos propres mentions légales ou même de modifier les mentions légales directement depuis votre devis
Vous pouvez aussi ajouter un contrat d’exclusivité ou encore un contrat de cession des droits d’auteur
Représentant
Représentant légal de votre entreprise : en principe, c’est vous, mais vérifiez bien le k-bis de votre entreprise
Téléchargez votre pièce d’identité, permis de conduire ou permis de séjour
Taxes
Indiquez votre taux de TVA. Il est en principe de 20% (taux normal) pour la majorité des ventes de biens et des prestations de services. Mais il existe des taux réduits de TVA : 10%, 5,5% et 2,1%.
Documents légaux
Un K-bis de moins de 3 mois
Il est téléchargeable sur le site Infogreffe ou MonIdenumAssurez-vous que la raison sociale renseignée dans vos coordonnées d’entreprise soit la même que sur le K-bis.
Les statuts complets et signés de votre entreprise doivent être transmis. Ils sont disponibles directement sur Infogreffe ou bien Pappers
La déclaration des bénéficiaires effectifs : c’est un document qui permet de recenser les bénéficiaires effectifs d’une société.
Le bénéficiaire effectif est la personne physique qui contrôle ou possède la société ou une partie de celle-ci de manière directe ou indirecte. Vous trouverez le document à remplir ici
Il faut renseigner les bénéficiaires effectifs (personnes physiques) détenant au minimum 25% des titres de l’entreprise (actions ou parts sociales selon la forme de votre société).
Attestation de vigilance (aussi appelée attestation URSSAF) : elle permet de justifier du bon paiement de la part des entreprises de leurs cotisations sociales.
Vous pouvez télécharger votre attestation de vigilance directement sur le site de l’URSSAF.
Pour toute transaction d’un minimum de 5 000€ HT, le donneur d’ordre est tenu de vérifier que son cocontractant s’acquitte bien de ses obligations de déclaration et de paiement des cotisations auprès de l’URSSAF.
Sur Malt, votre attestation de vigilance vous sera demandée tous les 6 mois jusqu’à la fin de l’exécution du contrat (le montant de 5 000€ HT est le montant global de la prestation), afin d’obtenir le statut d’entreprise vérifiée.
Vous pourrez obtenir une attestation de vigilance si vous avez des salariés ou si vous vous versez un salaire.
Si vous exercez votre activité d’indépendant via une société commerciale qui ne verse aucun salaire, car vous n’avez pas de salariés et vous vous rémunérez en vous versant des dividendes, alors vous n’avez pas à payer de cotisations sociales et vous n’êtes donc pas affilié à l’URSSAF. Vous ne pouvez donc pas fournir d’attestation de vigilance.
Dans ce cas, vous pourrez nous fournir une déclaration sur l’honneur suivant le modèle ci-joint, ou alors contacter l’URSSAF pour déclarer votre situation de non-versement de salaire afin d’obtenir la création de votre compte URSSAF et donc télécharger l’attestation de vigilance.