L’entreprise individuelle est un statut très commun pour se lancer en tant qu’indépendant. Elle est simple et gratuite à créer et bénéficie d’obligations comptables et fiscales allégées par rapport aux sociétés. Il existe deux régimes sous ce statut :
- Le régime de l’autoentreprise, dont nous vous parlions précédemment.
- Le régime réel, que nous allons vous présenter dans cet article.
Cet article présente les obligations comptables des professionnels en BNC (Bénéfices Non Commerciaux). Les entreprises individuelles en BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux) auront des obligations différentes, notamment au niveau de la liasse fiscale à produire.
Les documents obligatoires des entreprises individuelles
Les journaux comptables
Les professionnels en entreprise individuelle, communément raccourcie EI, doivent tenir deux journaux comptables distincts : le Livre-Journal et le Grand Livre.
Le Livre-Journal permet de suivre toutes les transactions comptables, de manière chronologique. Concrètement, il liste toutes les opérations en lien avec votre activité, au jour le jour. C’est un journal à proprement parler !
Les informations qui doivent s’y trouver sont la date, la nature de l’opération, le nom du client, le montant, la ventilation (si l’opération se rattache à plusieurs comptes comptables), et la pièce justificative, notamment s’il s’agit d’une dépense.
Le Grand Livre reprend lui aussi les transactions, mais les classe par comptes comptables. Ainsi, vous avez tous vos frais de déplacement sur la même page du livre, toutes vos recettes sur une autre, etc.
Grand Livre comme Livre-Journal peuvent être tenus sur papier, dans des cahiers, ou bien avec l’aide d’un logiciel de comptabilité. Certains logiciels comme Indy produisent automatiquement vos journaux comptables en se connectant à votre compte bancaire professionnel. Vous êtes toujours à jour !
Le fichier des écritures comptables (FEC)
Le FEC est un fichier informatique pour tous les professionnels qui tiennent leur comptabilité sur un logiciel. Obligatoire depuis 2014, il est demandé en cas de contrôle fiscal pour vérifier la tenue de votre comptabilité.
Il s’agit d’un fichier numérique normé, qui retrace toutes les actions faites sur votre logiciel. Il garde en mémoire les changements de catégorisation, la suppression de données ou l’ajout manuel d’une transaction pour permettre à l’administration fiscale d’effectuer des contrôles poussés.
La norme FEC empêche des professionnels de tenir leur comptabilité sur des logiciels non prévus à cet effet, comme Excel ou des logiciels anglo-saxons.
Les déclarations obligatoires des entreprises individuelles
La déclaration 2035
La déclaration 2035 est la déclaration principale des entreprises individuelles en BNC. Avec ses annexes, elle est appelée liasse fiscale 2035. Cette liasse contient la déclaration principale, ainsi que les journaux comptables, le FEC et les tableaux annexes (balance et tableaux OG).
La 2035 reprend toutes les recettes et les dépenses pour établir le bénéfice de l’entreprise, et ainsi permettre le calcul de l’impôt sur le revenu. Elle est à envoyer tous les ans entre février et mai.
La déclaration 2042-C-PRO et la déclaration sociale
Ces déclarations sont deux annexes de la déclaration de revenu du foyer fiscal, commune à l’ensemble des citoyens français : la déclaration 2042.
Dans l’annexe C-PRO, vous déclarez de nouveau votre bénéfice. Cela permet de nouvelles vérifications de l’administration fiscale, et une prise en compte des membres de votre foyer fiscal dans le calcul de l’impôt.
Dans l’annexe sociale, vous déclarez encore une fois votre bénéfice mais pour le calcul de vos cotisations sociales. Ces données seront envoyées à l’Urssaf et à votre caisse de retraite pour le calcul des cotisations. C’est ensuite l’Urssaf qui reviendra vers vous avec la régulation de l’année en cours et l’échéancier de l’année suivante.
La déclaration 2042 et ses annexes sont à envoyer entre les mois d’avril et de juin tous les ans.
La déclaration de TVA
Il y a trois options de TVA pour les entreprises individuelles. Jusqu’à 34 600€ de chiffre d’affaires annuel, vous êtes en franchise en base de TVA. Vous n’avez pas à la collecter et n’avez aucune déclaration à faire.
Au-dessus de 34 600€ de CA annuel, vous devenez redevable de la TVA. Vous pouvez la collecter et la déduire de vos achats. Les déclarations dépendent de votre montant de TVA collecté :
- En dessous de 15 000€ de TVA, vous devez remplir une fois par an une déclaration CA12. Elle est à envoyer en mai, en même temps que la déclaration 2035.
- Au-dessus de 15 000€ de TVA, vous devez remplir une déclaration CA3, tous les mois ou tous les trimestres.
Nos conseils pour une bonne tenue de votre comptabilité !
Tenir vos documents au fur et à mesure
Nous vous conseillons de tenir vos documents au jour le jour, en les remplissant chaque soir ou au moins chaque fin de semaine. C’est bien plus facile que de tout faire en fin d’année, où vous doublez le risque d’erreur : oubli d’une transaction, perte d’un justificatif, etc.
Plus facile et surtout moins risqué : l’administration fiscale peut effectuer des contrôles en cours d’année et demander à vérifier vos journaux en cours. Pour éviter de le faire en catastrophe, ce qui est source de stress et d’erreur, remplissez-les au fur et à mesure.
Bien gérer vos justificatifs
Il est important de bien conserver ses factures et autres justificatifs, car ils justifient vos charges déductibles. Sans justificatifs, vous ne pouvez pas déduire une dépense.
Notre conseil est de numériser tous vos justificatifs, et de les conserver sur un logiciel qui certifie leur valeur probante. En effet, pour que votre justificatif numérique ait la même valeur juridique que son original papier, il doit recevoir une garantie de sécurité qui correspond au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile. Ce référentiel intègre les principes de cryptologie et de protection.
La durée de conservation des documents et des justificatifs est de 10 ans. Il est donc important de les garder en lieu sûr et en bon état, en cas de contrôle de l’administration.
Utiliser un logiciel de comptabilité
Pour respecter toutes ces obligations sans se prendre la tête, la meilleure option est d’utiliser un logiciel de comptabilité comme Indy !
Grâce à la synchronisation bancaire, les documents comptables et les déclarations sont remplis automatiquement et au jour le jour. Vous en avez terminé avec les oublies, les erreurs et les retards.
Et petit bonus : Indy certifie la valeur probante de tous les justificatifs que vous déposez sur la plateforme !
Et voilà, vous avez maintenant toutes les clés en main pour tenir votre comptabilité dans les meilleures conditions. L’entreprise individuelle est un statut simple pour ne pas vous prendre la tête fiscalement. Cependant, il est limité si votre activité décolle et que vous souhaitez faire entrer des actionnaires ou optimiser votre rémunération. Il peut être intéressant dans ce cas de vous tourner vers une société.