Victor M.

📣 Projet : refonte du back office et de l'espace client

🚀 Contexte : dans le cadre de sa croissance les CEO's ont pris la décision de changer le back-office précédemment sous Wordpress pour un outil répondant précisément à leurs usages et par la même occasion créer un nouvel espace client dans le but d'améliorer les expériences utilisateurs.

🎯 Méthodologie de travail :

1. Travail collaboratif auprès de l'ensemble du personnel dans le but de cibler, hiérarchiser et prioriser les fonctionnalités

2. Travail en équipe avec les CEO's sur la rédaction du cahier des charges

3. Suivi de projet avec les développeurs : test et reporting des maquettes, suivi du développement et de la mise en production des fonctionnalités

4. Réalisation des tests des versions bétas avant mise en production avec la création d'un outil de reporting

5. Présentation et formation du personnel sur les nouveaux systèmes et processus

6. Amélioration continue avec la création d'un système de reporting permettant de faire le lien entre l'intégralité du personnel, l'équipe projet et les développeurs

⭐️ Résultats :

- Back-Office opérationnel répondant à la totalité des besoins du personnel

- Prise en main immédiate et inclusion dans l'amélioration de l'ensemble des processus internes de la part de celui-ci

- Suppression de 95% des tâches répétitives

- Diminution de plus de 50% du temps nécessaire aux 5% des tâches répétitives non automatisées

- Amélioration du parcours client

📣 Projet : création d'un système de pilotage de centre de co-learnig par KPI's

🚀 Contexte : dans le but d'améliorer la gestion des centres de co-learning pour étudiants et de simplifier le management des responsables pédagogiques et commerciaux, j'ai créé des tableaux de bord permettant de visualiser en temps réel les différents KPI's.

🎯 Méthodologie de travail :

1. Travail collaboratif auprès des responsables de secteur et des CEO's pour identifier et définir les KPI's ainsi que leurs fréquences d'étude

2. Identification des moyens calculatoires nécessaires à leur obtention

3. Identification des outils et ponts entre outils nécessaires à leur obtention

4. Création d'automatisations via Zapier, Workflow et scripts en JS entre le CRM Hubspot, le back-office interne et Google Sheet pour la récupération et le traitement des données

5 Création d'un tableau de bord sur Google Sheet pour les responsables de secteur avec l'ensemble des KPI's à disposition

6. Création de rapports d'analyse Hubspot propre à chaque KPI's et de tableaux de bords Hubspot pour chaque secteur et chaque centre avec possibilité de comparaison entre eux

7. Diffusion et formation des parties prenantes sur le fonctionnement et l'utilisation des différents tableaux de bord

8. Analyse des chiffres avec les CEO's pour identifier des moyens d'action visant à améliorer la qualité des services proposés et le management des parties concernées

9. Amélioration continue et mise à jour des tableaux de bord en fonction des différentes périodes de l'année

⭐️ Résultats :

- Tableaux de bords visuels permettant d'avoir en temps réels les performances de chaque centre de co-learning, de les comparer entre eux et donc d'avoir une vision précise des performances de l'entreprise

- Réduction par 3 du temps nécessaire aux préparations des entretiens individuelles

- Uniformisation des informations et des pratiques managériales

- Intégration des équipes dans les performances et dans la vie de l'entreprise

- Analyse des centres nécessitant l'établissement de moyens d'actions visant à améliorer la qualité des services proposés

- Proposition de plans d'actions pour améliorer les services proposés

📣 Projet : optimisation et automatisation du parcours client de l'offre de stage pendant les vacances scolaires.

🚀 Contexte : dans le cadre de la croissance de l'offre, les CEO's ont voulu optimiser et automatiser les processus liées à l'offre pour en améliorer la qualité.

🎯 Méthodologie de travail :

1. Réalisation d'un audit sur le fonctionnement actuel et identification des tâches optimisables et automatisables

2. Réalisation d'un benchmark des solutions techniques existantes permettant de répondre au besoin et sélection de Typerform et Zapier en complément de l'outil QUIP déjà utilisé dans la société

3. Création de l'intégralité du formulaire Typeform permettant aux clients de l'offre de spécifier leurs besoins et attentes

4. Création d'une automatisation via Zapier permettant aux clients de recevoir un mail optimisé visuellement avec les informations saisies dans le formulaire Typeform

5. Création d'une automatisation via Zapier créant un document optimisé visuellement sur la plateforme Quip reprenant reprenant les informations saisies dans le formulaire Typeform

5. Création d'une automatisation via Zapier notifiant les responsables pédagogiques quand le client à soumis le formulaire Typeform

6. Création du process de relance pour inviter les clients à remplir le formulaire

7. Création d'une automatisation via Zapier identifiant les clients à relancer

8. Création d'un livrable reprenant le fonctionnement des processus créés et automatisés

9. Formation des parties prenantes

⭐️ Résultats :

- Amélioration du parcours client

- Diminution du temps nécessaire au traitement des informations saisies

- Amélioration de la qualité du service proposé en analysant précisément les informations saisies par les clients

- Diminution du temps nécessaire à la relance des clients