Amelie A.

Quatre employées et la Direction gèrent toutes les activités du centre : programmation des spectacles, résidences

d’ar tistes, locations d’espaces, coordination technique, par tenariats et suivi administratif.

Chaque projet appor te son lot de documents, de validations et d’imprévus.

L’organisation reposait sur une multitude de fichiers Excel et Word, sans synchronisation de version entre les

collaborateurs. Aucun modèle de contrat unique validé : il fallait retrouver le bon à chaque nouveau projet, puis recopier,

encore et encore, les mêmes informations sur les ar tistes.

Sans vision globale du planning, deux événements pouvaient être réser vés dans le même espace sans que personne ne

s’en aperçoive avant le jour J.

Le suivi des dépenses présentait la même fragilité, aggravé par l’absence de nomenclature comptable disponible. Chaque

proposition était rédigée à la main, envoyée par e-mail, ressaisie dans un tableau de suivi, puis mise à jour à chaque

étape du paiement. Un simple oubli de RIB suffisait à bloquer tout un dossier pendant plusieurs jours.

Le défi : concevoir une plateforme unique où chaque information n’est saisie qu ’une seule fois et circule naturellement

entre les équipes.

2-3h économisées par jour

-90% d'erreurs (doublons,

conflits, ressaisies)

Moins de réunions de

coordination nécessaires

pour aligner les équipes

150 projets par an

30 résidences - 70 ar tistes

5 scénarios Make

23 tables Air table /6 inter faces users Air table

7 formulaires Zite

3 Google Scripts

Airtable

Fillout

Make

Google Apps script

Goo

Derrière chaque excursion : guides, chauffeurs, bateaux et groupes de clients aux attentes exigeantes, doivent être coordonnés au quotidien sans aucune marge d'erreur.

Avant la mise en place de la nouvelle plateforme, la création d’une réservation ou la moindre modification devait être répercutée manuellement dans six outils différents.

Chaque information était ressaisie plusieurs fois, par la même personne. Une simple modification pouvait prendre jusqu ’à 30 minutes, avec toujours le même risque : un document oublié, un guide non prévenu ou une information incohérente entre deux supports.

transformer cette organisation fragmentée en un système unique, où une seule saisie alimente automatiquement l’ensemble des outils opérationnels.

Une plateforme unique : Une seule saisie qui alimente tous les documents

opérationnels

En 1 clic PDF : bons de transport, boards opérationnels,personnalisés ..

2-3h économisées par jour sur la gestion opérationnelle

-80% d'erreurs liées aux

mises à jour manuelles

1 saisie met à jour automatiquement les 6 supports

20 000 clients/an et 1 800 Tours / an

80 chauffeurs et 70 guides

10 scénarios Make

25 tables Air table /6 interfaces users Air table

15 formulaires Zite

4 Google Scripts

Messages Whatsapp automatisés

Une journée de tournage ne tolère aucun flottement. Équipes techniques, comédiens, véhicules, matériel, lieux, hébergements et transpor ts doivent être par faitement synchronisés.

La moindre modification de planning peut avoir un impact sur plusieurs dizaines de personnes en quelques minutes.

Avant la plateforme, la Production et l’équipe image travaillaient à par tir d’une multitude de tableaux Excel.

Chaque soir, après une journée de tournage déjà épuisante, il fallait encore préparer la feuille de ser vice du lendemain reporter a postériori les remarques de chacun, l’exporter en PDF et l’envoyer à l’ensemble de l’équipe.

Les contrats étaient rédigés à la main, avec leur lot d’oublis et d’erreurs de variables. Les autorisations de droit à l’image suivaient le même chemin : remplies manuellement, envoyées par e-mail, puis il fallait relancer lorsqu ’elles n’étaient ni signées ni retournées par les figurants ou les comédiens.

concevoir une plateforme unique capable de centraliser l’ensemble des informations de production, de

coordonner automatiquement les ressources et de générer tous les documents nécessaires à chaque journée de

tournage.

**

**