Vanessa Thomas

Responsable administrative, financière & RH

* Pilotage des fonctions financières, administratives et RH en lien direct avec la direction

* Gestion de la comptabilité, trésorerie, budgets et reporting

* Supervision des partenaires externes et conformité légale, fiscale et sociale

* Gestion complète de l’administration du personnel (contrats, paie, déclarations sociales)

* Accompagnement RH : droit du travail, relations sociales, procédures internes

* Mise en place du CSE de A à Z, incluant les élections professionnelles et le vote électronique

* Pilotage de process sensibles : licenciement économique, sécurisation juridique et accompagnement des salariés

* Assistanat de direction, support administratif et standard

* Gestion des achats et fournisseurs, optimisation des coûts

En tant qu’assistante administrative freelance, j’interviens en externe auprès de la SCEA Domaine de Fontaine, structure spécialisée dans les chevaux de concours internationaux, pour accompagner la direction dans la gestion administrative, financière et RH.

J’assure le suivi de la trésorerie, notamment via l’outil Pennylane, ainsi que la réalisation et le contrôle des paiements fournisseurs et des virements de salaires, après vérification des éléments transmis.

Je réalise le suivi des factures de ventes et veille à la fiabilité et à la traçabilité des flux financiers.

Je prends en charge la gestion administrative courante de la structure : organisation, classement et archivage des documents, à la fois en version physique et sur serveur (drive), ainsi que la gestion des mails entrants, avec tri, suivi et orientation des demandes.

Sur le volet ressources humaines, je conseille la direction sur les sujets RH et l’organisation du travail. J’élabore les plannings des salariés, assure leur suivi et transmets l’ensemble des éléments nécessaires à la gestionnaire de paie, en lien avec les obligations sociales de la structure.

Autonome et rigoureuse, j’apporte un appui structurant à la direction, en sécurisant les aspects administratifs, financiers et RH, et en contribuant à la bonne organisation quotidienne de l’exploitation dans un environnement exigeant et international.

En tant qu’assistante administrative freelance, j’interviens en externe auprès d’une association organisant des rencontres entre entrepreneurs (workshops, conférences, visites d’entreprises, afterworks…), afin d’accompagner le bureau et le président dans la gestion administrative, financière et organisationnelle.

Je prends en charge la gestion administrative courante de l’association : traitement du courrier physique, gestion et suivi des mails entrants, organisation, classement et archivage des documents, tant en version papier que numérique.

Je gère les adhésions, les renouvellements ainsi que les actions de démarchage et de fidélisation des membres, en assurant le suivi administratif et financier associé.

J’assure le suivi de la trésorerie et des budgets, mets en place des outils de pilotage et d’alerte, et veille à la bonne tenue des flux financiers. Je réalise la transmission des pièces et documents à l’expert-comptable, en lien avec les obligations comptables et associatives.

J’apporte un appui à l’organisation et au bon déroulement des événements : coordination administrative en amont, suivi des inscriptions, logistique et support pendant les manifestations.

J’interviens également sur l’organisation des assemblées générales et des conseils d’administration, avec la préparation des convocations, la gestion des documents, et la rédaction des procès-verbaux à portée juridique.

Autonome et organisée, j’apporte au bureau de l’association un soutien structurant et fiable, contribuant à la fluidité de son fonctionnement, à la conformité réglementaire et à la réussite de ses actions auprès des entrepreneurs.