Rémi Buscail

Evènement : Road show de formations sur plusieurs villes en France.

Réparti sur 2 ans, j'ai accompagné l'entreprise dans la mise en place physique de chaque session de formation sur des sites industriels internes et des lieux de réception externes. Au fur et à mesure de l'avancé du projet, mon périmètre d'action s'est élargi pour réaliser des missions d'assistant Chef de projet : recherche de lieux, négociation tarifaire et services nécessaires, réalisation et commande de supports de communication (livrets de formation), gestion complète des prestataires en amont des sessions.

Bien sûre, j'étais présent sur toutes les dates avant chaque session pour le montage et le démontage. J'étais aussi présent le jour J pour une coordination impeccable permettant à l'entreprise de se focaliser uniquement sur le contenu. J'ai redu également service dans le transport des supports de communication (kakémonos spécifique + matériels liés à la formation) d'un site à un autre. De la sorte, l'entreprise a eu la garanti d'avoir ses supports et son matériel sur site pour la bonne marche de l'organisation des sessions concernées.

L'organisation de la nouvelle édition de La Braderie des Gratte Ciel a été confiée à l'agence La Boîte aux idées. Elle m'a confié la gestion de cet événement pour elle et son client, . J'ai eu donc 3 semaines pour monter cette manifestation populaire attendue par les habitants et les commerçants, épaulé par une Chef de projet. Mes principales missions furent les suivantes :

- Gestion complète de toutes les formalités administratives (constitution et dépôt, en ligne, du dossier d'autorisation d'occupation de l'espace public auprès de la Mairie, relation avec l'ensemble des services concernés, demande d'interdiction de stationnement et de circulation, plan complet du périmètre),

- Étude, plans et mise en place de tout le dispositif de sécurité (mise en place de barrières AVB et Vauban, plan d'implantation et ses points d'accès, calcul du nombre d'agents de sécurité et leur positionnement/rôle, respect des couloirs de sécurité pour les secours et leurs véhicules, enlèvement des véhicules, fermeture des voies concernées à la circulation),

- Distribution des flyers et affiches auprès des commerçants,

- Gestion intégrale de la relation avec les commerçants sédentaires du quartier des Gratte-Ciel (demande si participation ou non et de quelle façon),

- Gestion de la coordination avec l'agence GROOM, responsable des commerçants non sédentaires,

- Assistance auprès de l'agence GROOM lors de l'installation complète des commerçants non sédentaires (respect des emplacements, places restantes),

- Gestion intégrale et suivi de l'ensemble des agents de sécurité tout au long de l'événement,

- Gestion intégrale de la désinstallation de l'ensemble des commerçants (plan précis pour les commerçants non sédentaires, remise en état de la voie publique, réouverture à la circulation, regroupement de l'ensemble des barrières Vauban),

- Compte rendu complet écrit pour l'agence et le client avec des pistes évoquées pour une prochaine éditions.

La société AEP, basée à Perpignan, a lancé l'organisation de son premier congrès international sur la santé intégrative. Il a été planifié pour les 8, 9 et 10 Septembre 2022, à Séville, au sein du Fibes (centre de congrès). J'ai été mandaté par le comité d'organisation, de gérer toutes les opérations logistiques et de coordination.

Mes missions furent nombreuses, en voici quelques unes :

- Établir toutes les recommandations,

- Redéfinir l'organisation du travail (qui fait quoi),

- Retravailler le planning établi du congrès (refonte du programme complet)<, suite à plusieurs incohérences),

- Épauler le chef de projet sur la cérémonie d'ouverture en proposant un format dynamique,

- Revoir le positionnement de l'offre "VIP" en suggérant une palette de services et d'activités plus importants,

- Faire toutes les reconnaissances demandées sur Séville,

- Configurer le congrès en s'adaptant avec les contraintes du lieu,

- Réaliser des devis sur diverses prestations,

- Rechercher des solutions face à différentes problématiques,

- Créer et travailler la scénographie sur la cérémonie d'ouverture et de fermeture ainsi que certaines conférences.

Dans la bonne marche de l'organisation, le client m'a envoyé sur Séville du 3 au 7 Juillet 2022. Ainsi, j'ai pu rencontrer l'ensemble des prestataires et définir l'intégralité des besoins pour le client :

- Choix des salles,

- Dispositif hôtesses et agents de sécurité,

- Configuration matérielle et technique de chaque salle utilisée,

- Agencement des espaces accueil et VIP,

- Définition et positionnement de l'ensemble de la signalétique,

- Modélisation de toute la restauration,

- Implantation des différents espaces au sein de la zone accueil,

- Dégustation et correction du menu de gala.

Sur mon site internet www. remibuscailevenement. fr ,vous trouverez l'ensemble des documents produits présentant, explicant et résumant chacun des points évoqués ci-dessus.