Mireille Ilonda Ya Mbundu Couv'Emploi

Assistance à la Secrétaire générale et Directrice juridique dans l'organisation des instances et des comités (Conseil d'Administration, Bureau...) Rédaction, mise en forme et gestion de documents juridiques Gestion du classement et de l'archivage papier et numérique Appui aux juristes : préparation des dossiers, mise en signature et enregistrement des contrats Organisation logistique et administrative des réunions d'instances et de comités (convocations, relances, préparation des dossiers, émargement) Réservation des salles et coordination avec les prestataires et intervenants Suivi et contrôle des notes de frais

Rattachée au pôle Ouvrage souterrain, soutien au pôle Aménagements Réponse aux appels d'offres : collecte des pièces, remplissage des formulaires DC1 , DC2, DC4 Création et suivi des affaires suite à obtention des appels d'offres Organisation des déplacements professionnels et réservation de salles de réunion Enregistrement et suivi des emails, courriers et données d'entrée Mise à jour des CV collaborateurs pour répondre aux appels d'offres avec des informations à jour Saisie des visas travaux sur la plateforme GED Suivi de la facturation et dépôt des factures sur Chorus Pro Organisation d'événements d'entreprise : team building (≈50 personnes) et repas de groupe (>30 participants) Assistance sur des projets internationaux et d'envergure : Ligne 15 Sud – Grand Paris, Ligne à grande vitesse HS2 – Royaume-Uni, King Salman Park – Arabie Saoudite

Organisation des déplacements professionnels nationaux et internationaux pour les techniciens et sous-traitants des différentes entités du groupe Gestion des déplacements dans le respect des restrictions sanitaires liées au COVID-19 Veille et suivi des mesures sanitaires : quarantaines à l'arrivée et au retour, exigences locales et procédures en vigueur Communication avec les clients afin d'obtenir les informations nécessaires à l'accueil des techniciens (contacts sur place, chauffeurs, modalités d'accès, conditions sanitaires) Gestion des formalités de voyage : demandes de visa, achat des billets d'avion, réservations d'hôtels, taxis et véhicules de location Élaboration et envoi des carnets de déplacement incluant l'ensemble des informations de voyage Traitement et contrôle des notes de frais pour la facturation Saisie et suivi des feuilles de temps (timesheets) sur Excel