Maude M.

En tant qu'Assistante Administrative et Gestionnaire de Contrats au sein du service CFA de l'ESIEA, j'ai piloté l'intégralité du cycle de vie des dossiers d'alternance, démontrant une expertise solide en gestion contractuelle et financière, ce qui est directement transférable à l'activité d'Assistante Administrative Indépendante. Ma mission principale impliquait l'élaboration et le suivi administratif rigoureux des contrats d'apprentissage et de professionnalisation (un volume significatif de dossiers), nécessitant une vérification de la conformité réglementaire (droit du travail, conventions collectives) et une coordination efficace entre les apprentis, les entreprises partenaires et les OPCO (Opérateurs de Compétences). J'étais responsable de la sécurisation des flux de trésorerie de l'école par l'établissement et le suivi précis de la double facturation, gérant d'une part la facturation directe aux entreprises pour le reste à charge, et d'autre part la facturation complexe aux OPCO, exigeant la maîtrise des modalités de prise en charge et des délais spécifiques à chaque organisme financeur. Pour garantir la santé financière du service, j'ai proactivement géré les relances d'impayés, en instaurant une procédure de recouvrement amiable (téléphonique et écrite) qui a permis de réduire le Délai Moyen de Paiement (DMP). Cette expérience m'a conféré une autonomie totale dans la gestion de dossiers critiques, une capacité à jongler avec les contraintes réglementaires et une maîtrise du cycle B2B complet (du contrat à l'encaissement), compétences qui sont la fondation de toute prestation d'assistance administrative de haute qualité.

En qualité d'Assistante Administrative chez BERLITZ, j'ai occupé une position centrale en garantissant la fluidité opérationnelle et la stabilité financière de l'établissement de formation. Ma mission principale consistait à orchestrer la coordination opérationnelle et administrative de l'ensemble des activités. J'étais responsable de l'élaboration et du suivi des plannings de cours – une tâche critique nécessitant l'allocation stratégique des ressources pédagogiques et logistiques (salles, formateurs) en fonction des exigences des clients entreprises et des contraintes individuelles des apprenants. Parallèlement à cette coordination logistique, j'ai géré le cycle financier complet : cela incluait l'établissement de la facturation pour les clients B2B et B2C, ainsi que la vérification et le traitement des factures fournisseurs (rémunération des professeurs et commandes diverses). Une partie cruciale de mon rôle était le suivi rigoureux des paiements et des commandes, où j'appliquais des protocoles pour assurer un recouvrement rapide et une saine gestion de la trésorerie. Au-delà de ces tâches de gestion, j'ai été le point de contact privilégié pour l'intégralité des correspondances internes et externes, gérant avec tact et professionnalisme un flux constant d'e-mails, d'appels téléphoniques et d'interactions face-à-face. J'assurais la médiation entre les attentes des clients et les contraintes opérationnelles des professeurs, garantissant une communication claire, la résolution efficace des problèmes, et le maintien d'une image de marque positive de l'établissement. Cette expérience m'a permis de développer une polyvalence exceptionnelle, une maîtrise des outils de gestion administrative et une grande autonomie dans le traitement simultané de problématiques financières et logistiques, des compétences directement valorisables dans une activité d'assistance administrative indépendante.

Organisation et Rigueur : Sens aigu de l'organisation pour la planification et le contrôle détaillé.

Management : Capacité à encadrer, former et motiver une équipe.

Souci du Détail : Un œil infaillible pour la propreté et les finitions.

Relationnel et Diplomatie : Savoir gérer les réclamations clients et les situations de conflit au sein de l'équipe avec tact et sang-froid.

Discrétion : Qualité primordiale dans le secteur de l'hôtellerie.

Polyvalence : Être capable de participer aux tâches opérationnelles en cas de besoin ou de période de pointe.