Description

Office Manager administratif à distance,

J’interviens en soutien des dirigeants, PME et indépendants pour assurer la gestion administrative courante :

traitement des mails, facturation, suivi des dossiers, organisation et rédaction de documents.

Sérieux, organisé et autonome, je m’adapte à vos méthodes de travail pour fiabiliser votre administratif au quotidien.

✔ Gestion administrative complète

Gestion quotidienne des tâches administratives : traitement des mails, organisation et suivi des priorités, gestion documentaire, formalités administratives, classement et archivage structurés.

✔ Facturation, devis et suivi client

Création et suivi des devis et factures, encaissements, relances administratives, coordination avec les clients et prestataires, gestion des dossiers de A à Z dans le respect des procédures.

✔ Organisation & coordination opérationnelle

Planification de plannings, organisation de réunions, coordination de plusieurs interlocuteurs (clients, prestataires, syndics, équipes techniques), suivi des actions et respect des délais.

✔ Gestion de dossiers sensibles et réglementés

Expérience dans des environnements exigeants (santé, services publics, énergie) : traitement de dossiers administratifs complexes, contrôle de conformité, gestion d’audits, suivi de procédures sécurisées.

✔ Maîtrise des outils bureautiques et métiers

Excel (tableaux croisés dynamiques, RECHERCHEV), Pack Office / Google Workspace, outils métiers (GECO, Ingpilot, OSR, Eplan), plateformes de gestion (Doctolib), travail collaboratif à distance.

✔ Support administratif et relationnel

Accueil téléphonique et mail, gestion de volumes importants de demandes, communication claire et professionnelle, capacité à rassurer et accompagner clients et usagers.

✔ Rédaction et structuration de contenus administratifs

Rédaction de documents professionnels, comptes rendus, procédures internes, supports administratifs clairs et exploitables.

Langues

Français
Bilingue ou natif
Portugais
Capacité professionnelle limitée
Anglais
Capacité professionnelle limitée

Préférences en matière de lieu de travail

En télétravail uniquement

Travaille majoritairement à distance

ENEDIS
Référent administratif / CDI
mars 2024 - décembre 2025 (1 an et 9 mois)
Gestion et coordination des chantiers : Identification et contact des syndics, mise en relation avec les prestataires, planification optimisée, envoi de techniciens pour audits, gestion des consignations électriques, suivi et extraction des chantiers sur Excel. Administration & contrôle : Création de factures, gestion des mails (dont boîte ELAN), réception et traitement des audits, vérification des fiches de sécurisation, saisie et résolution des dossiers GECO à distance, appels pour compléments d'informations. Outils : Excel (TCD, RechercheV), OSR, Eplan, GECO, Ingpilot, Partage.
Gestion administrative externalisée
Cabinet dentaire des Mathurins
Responsable administratif
avril 2023 - novembre 2023 (7 mois)
Accueil & organisation : Réception d'appels, gestion des mails, tri et suivi des priorités, organisation de réunions et de plannings, gestion quotidienne d'une dizaine de patients. Administration & suivi : Génération defactures, envoi de devis, organisation des créneaux pour les contrôles dentaires. Outils : Doctolib / Logo's / Swile
Gestion des mails & organisation
Grand Optical
Agent admin. et commercial / CDD
octobre 2022 - janvier 2023 (3 mois)
Champs-Élysées, Paris, France
Accueil téléphonique
Vente de lunettes
Démarche remboursement Clients
Gestion facturation
Présentation articles
Facturation et suivi administratif