À propos de Ludovic
Assistant administratif externalisé – Marchés publics, organisation, conseil | +130 clients accompagnés depuis 2015
Beaucoup de dirigeant.e.s pensent que leur problème administratif est une question de temps.
C'est rarement le cas : c'est presque toujours une question d'organisation, de process et de gestion. Ce constat, posé après plus de 15 années entre l'international, le management et le terrain administratif, a donné naissance à LUMIS Services en 2015.
Depuis, j'ai accompagné plus de 130 clients — TPE/PME, professions libérales, cabinets d'avocats, agences de communication — dans la structuration et l'externalisation de leur back-office.
Les résultats mesurés sont nets :
- +30 % de CA généré en moyenne par les clients dans les 6 mois suivant le début de mission (effet de libération du temps commercial du dirigeant),
- -80 % de charge mentale administrative ressentie dès les premières semaines.
Anglais
Bilingue ou natif
Français
Bilingue ou natif
En télétravail uniquement
Travaille majoritairement à distance
Expériences
- LUMIS ServicesAssistant administratif indépendant et Coach Administratif®CONSEIL & AUDITfévrier 2015 - Aujourd'hui (11 ans et 4 mois)
Assistance administrative externalisée – expertise, structuration, confidentialité
Fondateur de LUMIS Services depuis 2015, j'accompagne dirigeant.e.s de TPE/PME, professions libérales, agences de communication et cabinets dans l'externalisation et la fiabilisation de leur back-office administratif. Plus de 25 ans d'expérience pluridisciplinaire, dont une part significative en environnement international et multiculturel.Périmètre d'intervention
- Gestion administrative courante : suivi des opérations et dossiers, relances devis/factures, administration des ventes, interface avec partenaires externes (experts-comptables, avocats, administrations).
- Marchés publics et appels d'offres : analyse du DCE, constitution des candidatures et offres (DC1/DC2, DUME, mémoire technique), suivi post-attribution.
- Archivage et structuration documentaire : reprise d'arriérés, plans de classement (physique et numérique), rédaction de procédures.
- Audit organisationnel : diagnostic des processus, identification des goulots, recommandations actionnables, accompagnement à la digitalisation (outils collaboratifs, IA générative).
- Coaching administratif pour profils en blocage ou phobie administrative.
Méthode
Cadrage initial structuré (objectifs, périmètre, livrables, indicateurs), reporting régulier, traçabilité documentée. Démarche compatible RGPD, confidentialité contractualisée systématiquement, postes de travail sécurisés.Positionnement
Au-delà de l'exécution, j'apporte une lecture stratégique des enjeux administratifs : arbitrages internalisation/externalisation, conception de procédures pérennes, transfert de compétences. Mon parcours transverse (formation professionnelle, marchés publics, conseil) permet des missions hybrides rares sur le marché.Modalités
Missions ponctuelles, récurrentes ou forfaitaires. 100% distanciel.Engagement déontologique et confidentialité.Approche humaine, personnalisée et pédagogique. - Loire Valley Institute for Advanced StudiesProject Managerseptembre 2013 - août 2017 (3 ans et 11 mois)LE STUDIUM Administrative, logistic and cultural support for international incoming researchers Scientific events planner
- Incoming International Researchers - EURAXESS Services CentreProject Managerseptembre 2013 - août 2017 (3 ans et 11 mois)Project Manager - Incoming International Researchers - EURAXESS Services CentreAdministrative, logistic and cultural support for incoming researchers.Chargé de Projets - Centre de Services EURAXESS - Direction des Relations InternationalesAccompagnement et support administratif, logistique et culturel des chercheurs impatriés.
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