Guillemette De Malglaive

● Support Directionnel :

Gestion du calendrier du CEO et organiser des réunions, Aider à la préparation des RDV commerciaux, Coordination de l'écosystème entre le CEO, l'équipe, et les clients, partenaires, prospects: organisation des déjeuners, gestion des cadeaux de Noël, optimisation des déplacements pour assurer les rencontres,

● Support Comptabilité :

suivi des notes de frais (vérification et transmission) suivi et MAJ des Dashboard assistanat commercial (propositions commerciales, NDA, AO...)

● Support RH :

préparation, vérification des éléments de paie, suivi congés, onboarding/offboarding, tenue des dossiers du personnel : informations administratives, documents, mutuelle, médecine du travail, recrutement, entretiens, Suivi des dossiers administratifs (travaux / juridiques/ contrats…)

● Support Administratif :

commandes consommables/fournitures, suivi stock et relation avec les fournisseurs de services généraux … organisation des événements internes/séminaires

● Support Equipe :

réservation des billets de train, avion et hôtel, taxis, gestion de la logistique

● Support Comptabilité : gestion de la trésorerie, suivi de la facturation, gestion des fournisseurs

● Support Ressources Humaines : gestion des salariés (préparation contrat de travail ..) gestion des salaires (suivi congés, paiement des salaires, gestion des notes de frais..)

● Support Services Généraux : gestion des relations avec les tiers intervenants dans les locaux, gestion des consommables..

● Support Service Client : suivi des comptes clients et recouvrement impayées

● Support Administratif et Commercial :

gestion de l’administratif interne et aide à la réalisation et à la reliure de supports commerciaux..accueil des clients, candidats, visiteurs, réception et tri du courrier et des colis, Gestion des appels téléphoniques Gestion du planning des salles de réunions, Gestion des badges d’entrée,des cartes de visites ...

● Support Logistique et Achats :

Organisation des déplacements des consultants et de la direction (transports

hôtels ..), organisation de réunions avec des clients : réservation de salles, de restaurant et plateaux repas. Organisation d'événements internes : Séminaires, soirée de Noel…gestion des services généraux et la coordination des aspects logistiques des locaux, gestion des relations avec les tiers intervenants dans les

locaux, gestion des consommables..

● Support Comptabilité et Ressources Humaines :

suivi et paiement des notes de frais, suivi facturation, gestion relation Interface Expert-Comptable, Avocat, Commissaire aux comptes pour la clôture des comptes, mise en place des tableaux de reporting financiers et budgétaires, prise de rendez-vous pour la direction, onboarding des nouveaux salariés, gestion des congés, suivi et organisations des visites médicales, préparation contrat de travail …

● Support Informatique Communication et Marketing :

gestion du site internet (back end code et publication d’articles) gestion des supports de communications (flyers, kakemono, stand parapluie) pour les Forums/salons, organisation d’évènements de communication, suivi et installation du parc informatique...