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Guillemette De Malglaive

responsable administrative / office manager

Peut se déplacer à Nantes

  • 47.2172
  • -1.554
Proposer un projet La mission ne démarrera que si vous acceptez le devis de Guillemette.
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Localisation et déplacement

Localisation
Nantes, France
Peut travailler dans vos locaux à
  • Nantes et 50km autour

Préférences

Durée de mission
  • ≤ 1 mois
  • entre 1 et 3 mois
  • entre 3 et 6 mois
  • ≥ 6 mois
Taille d'entreprise
  • 1 personne
  • 2 - 10 personnes
  • 11 - 49 personnes

Vérifications

Langues

Catégories

Compétences (15)

Guillemette en quelques mots

Be couteau suisse 100% français

Office Manager depuis plus de 6 ans dont depuis peu en freelance, je travaille au sein de différentes structures : Grande entreprise, PME ,TPE ,Startup ...

Je vous propose mon aide et mon expertise dans la gestion quotidienne de votre entreprise, sur des sujets variés :

Support Comptabilité et ADV : gestion de la trésorerie, saisie et gestion des factures clients, gestions des impayées/recouvrement, suivi des paiements, gestion comptabilité fournisseurs, Suivi des notes de frais : vérification et transmission, suivi et MAJ des Dashboard assistanat commercial (propositions commerciales, NDA, AO...)

Support RH : préparation, vérification des éléments de paie, suivi congés, onboarding/offboarding, tenue des dossiers du personnel : informations administratives, documents, mutuelle, médecine du travail, recrutement, entretiens, Suivi des dossiers administratifs (travaux / juridiques/ contrats…)

Support Administratif : commandes consommables/fournitures, suivi stock et relation avec les fournisseurs de services généraux, gestion du courrier … gestion réseau sociaux, organisation des événements internes/séminaires

Support Informatique Communication et Marketing : gestion site internet (back end code et publication d’articles) gestion des supports de communications (flyers, kakemono, stand parapluie) pour les Forums/salons, organisation d’évènements de communication, suivi et installation du parc informatique,

Support Equipe : réservation des billets de train, avion et hôtel, taxis, gestion de la logistique

Mobile, j'effectue mes missions sur site (Loire Atlantique) ou bien à distance (Paris), en télétravail, en fonction de vos attentes et vos besoins.

N'hésitez pas à me contacter afin de discuter de votre projet,

Bonne journée !

Expériences

INSKIP SAS

Conseil & audit

Office manager

Paris, France

novembre 2020 - Aujourd'hui

● Support Directionnel :
Gestion du calendrier du CEO et organiser des réunions, Aider à la préparation des RDV commerciaux, Coordination de l'écosystème entre le CEO, l'équipe, et les clients, partenaires, prospects: organisation des déjeuners, gestion des cadeaux de Noël, optimisation des déplacements pour assurer les rencontres,

● Support Comptabilité :
suivi des notes de frais (vérification et transmission) suivi et MAJ des Dashboard assistanat commercial (propositions commerciales, NDA, AO...)

● Support RH :
préparation, vérification des éléments de paie, suivi congés, onboarding/offboarding, tenue des dossiers du personnel : informations administratives, documents, mutuelle, médecine du travail, recrutement, entretiens, Suivi des dossiers administratifs (travaux / juridiques/ contrats…)

● Support Administratif :
commandes consommables/fournitures, suivi stock et relation avec les fournisseurs de services généraux … organisation des événements internes/séminaires

● Support Equipe :
réservation des billets de train, avion et hôtel, taxis, gestion de la logistique

Guest Suite

Edition de logiciels

Office Manager

Nantes, France

janvier 2020 - septembre 2020

● Support Comptabilité : gestion de la trésorerie, suivi de la facturation, gestion des fournisseurs

● Support Ressources Humaines : gestion des salariés (préparation contrat de travail ..) gestion des salaires (suivi congés, paiement des salaires, gestion des notes de frais..)

● Support Services Généraux : gestion des relations avec les tiers intervenants dans les locaux, gestion des consommables..

● Support Service Client : suivi des comptes clients et recouvrement impayées

Eleven Strategy cabinet de conseil en stratégie digitale

Conseil & audit

Office Manager

Paris, France

mars 2014 - août 2019

● Support Administratif et Commercial :
gestion de l’administratif interne et aide à la réalisation et à la reliure de supports commerciaux..accueil des clients, candidats, visiteurs, réception et tri du courrier et des colis, Gestion des appels téléphoniques Gestion du planning des salles de réunions, Gestion des badges d’entrée,des cartes de visites ...

● Support Logistique et Achats :
Organisation des déplacements des consultants et de la direction (transports
hôtels ..), organisation de réunions avec des clients : réservation de salles, de restaurant et plateaux repas. Organisation d'événements internes : Séminaires, soirée de Noel…gestion des services généraux et la coordination des aspects logistiques des locaux, gestion des relations avec les tiers intervenants dans les
locaux, gestion des consommables..

● Support Comptabilité et Ressources Humaines :
suivi et paiement des notes de frais, suivi facturation, gestion relation Interface Expert-Comptable, Avocat, Commissaire aux comptes pour la clôture des comptes, mise en place des tableaux de reporting financiers et budgétaires, prise de rendez-vous pour la direction, onboarding des nouveaux salariés, gestion des congés, suivi et organisations des visites médicales, préparation contrat de travail …

● Support Informatique Communication et Marketing :
gestion du site internet (back end code et publication d’articles) gestion des supports de communications (flyers, kakemono, stand parapluie) pour les Forums/salons, organisation d’évènements de communication, suivi et installation du parc informatique...

La Maison du chocolat

Agroalimentaire

Assistante Administration des Ventes

Paris, France

décembre 2013 - janvier 2014

2 recommandations externes

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