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Caroline PolidoroCP

Caroline Polidoro

Assistante virtuelle • Admin • Support projet

200 €/jour
Genève, CH
8-15 ans

Délai de réponse moyen : 1h

À propos de Caroline

PME, startups, entrepreneurs : libérez-vous de l’opérationnel | Virtual Assistant • Admin • Project support | FR/EN


💡 L’administratif déborde, l’organisation vous échappe ? Vous n’êtes pas seul.

J’aide les PME, startups et entrepreneurs à se recentrer sur leur cœur de métier en prenant en charge l’opérationnel du quotidien : support projets, gestion administrative et financière, coordination, organisation & process ; selon vos besoins (facturation, relances, support client, suivi, organisation documentaire).

Le périmètre s'adapte : je prends en charge ce qui vous pèse le plus, vous gagnez en clarté, puis nous consolidons et élargissons si nécessaire.

Votre quotidien aujourd’hui :
📩 boîte mail saturée / informations qui se perdent
📂 documents dispersés / retrouver quoi que ce soit prend trop de temps
📅 organisation “au feeling” / priorités floues
⏳ charge mentale + tâches répétitives qui s’accumulent

Ce que je vous apporte :
Un véritable soutien opérationnel.
Pas juste de l'exécution, mais quelqu’un qui absorbe la charge, clarifie les priorités, et transforme le “flou” en système.
Un appui fiable pour remettre de l’ordre là où tout s’est construit trop vite et garder une organisation qui tient dans la durée.

Pourquoi moi ?
+15 ans d’expérience opérationnelle dans des environnements exigeants (hôtellerie, construction, gestion immobilière) où il faut coordonner, suivre, et fiabiliser.
J’ai aussi encadré des équipes jusqu’à 300 personnes et contribué à une hausse de revenus de +9% dans le cadre d’optimisations et d’améliorations de process.

Ma manière de travailler
👂 proactive & à l’écoute
📋 structurée
🔄 adaptable
✅ orientée fiabilité

Une organisation claire aujourd'hui = une activité qui peut grandir demain.

👉 Prêt·e à alléger votre quotidien ?
Envoyez-moi “oui” et je vous propose un premier échange pour clarifier vos priorités, sans engagement.
  • Français

    Bilingue ou natif

  • Anglais

    Capacité professionnelle complète

  • Italien

    Notions

En télétravail uniquement
Travaille majoritairement à distance

Expériences

  • Caroline Polidoro
    Assistante virtuelle
    mai 2026 - Aujourd'hui (1 mois)
    Organisation & gestion de projets
    • Suivi de projets et définition des priorités
    • Gestion de calendriers
    • Organisation digitale de dossiers et fichiers

    Gestion administrative & financière
    • Administrative : échanges clients, création et gestion de documents (offres, contrats, confirmations, présentations), traitement des demandes
    • Financière : mise en place de suivi financier global (budget, commandes, factures, paiements), facturation, relances, récapitulatifs, préparation des éléments pour le comptable

    Communication clients & réseaux sociaux
    • Gestion de boîte mail : tri, organisation, réponses, mise en place de réponses types
    • Réseaux sociaux : publication et programmation de contenus, gestion des commentaires et messages

    Services bilingues FR/EN
    • Traduction, relecture et reformulation
    • Adaptation de contenus selon le contexte

    Optimisation des processus & outils
    • Analyse et optimisation des processus, identification et élimination des tâches chronophages et répétitives
    • Création et mise en place de tableaux de bord, bases de données
    • Automatisation de tâches répétitives si possible
  • Institut de hautes études internationales et du développement
    Coordinatrice à la gestion immobilière | Support opérationnel & structuration
    décembre 2022 - juillet 2025 (2 ans et 7 mois)
    Genève, Suisse
    Rôle & périmètre
    Pilotage opérationnel et administratif de plusieurs résidences (≈930 lits), avec un rôle transversal impliquant de nombreux services internes (juridique, communication, direction immobilière).

    Missions clés
    Ouverture des Pavillons Barton : définition des tarifs, stratégies de location, structuration du lancement
    Configuration et déploiement du logiciel de gestion locative StarRez et de son portail en ligne (paramétrage, customisation, préparation transition digitale des états des lieux de Kairnial à StarRez)
    Suivi administratif et financier des activités, amélioration continue des processus
    Gestion locative complète : séjours courts et longs, sous-location, gestion des plaintes et réclamations
    Actualisation des documents locatifs avec le service juridique et la direction immobilière
    Mise à jour du site internet avec le service communication

    Résultats & impact
    Taux d'occupation stabilisé à 92% en 2024, garantissant la rentabilité des résidences
    Augmentation des revenus de +9% en 2024 grâce à l'optimisation du remplissage et des stratégies tarifaires
    Processus fiabilisés et visibilité opérationnelle améliorée, permettant une meilleure anticipation et réactivité
    organisation pilotage opérationnel Gestion administrative Gestion financière Coordination de projet
  • Institut de hautes études internationales et du développement
    Assistante Front Office | Coordination opérationnelle & procédures
    août 2022 - novembre 2022 (3 mois)
    Genève, Suisse
    Rôle & périmètre
    Interface principale entre résidents et équipes internes, avec un rôle clé dans la structuration des processus opérationnels.

    Missions clés
    Création complète de la base documentaire du logiciel de gestion locative StarRez suite à son implémentation : procédures, rapports, courriers types
    Formation et accompagnement des nouveaux Assistants Front Office
    Pilotage du front office : accueil, gestion des flux clients et des réclamations, vente de services additionnels
    Collaboration inter-services pour assurer la continuité opérationnelle
    États des lieux de sortie (logiciel Kairnial) et gestion des retours de caution

    Résultats & impact
    Base documentaire opérationnelle et standardisée, facilitant l'autonomie des équipes et la continuité de service
    Montée en compétence rapide des équipes et réduction des frictions opérationnelles au quotidien
    Optimisation des processus Mise en place de procédures Gestion documentaire Service client

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Formations

  • Baccalauréat Technologique Hôtelier
    École Hôtelière Savoie Léman
    2007
  • Freemote - Freelance (à distance)
    Freemote - Freelance (à distance)
    2026

Compétences

Catégories