Collaborer efficacement avec vos talents externes : un guide de conformité

Chez Malt, nous nous engageons à aider les clients et les freelances à établir une relation sécurisée dès le premier projet. Avec une conformité claire et proactive des deux côtés, la collaboration et la confiance peuvent s’établir. 

La conformité peut être considérée comme le filet de sécurité d'un partenariat : lorsqu'elle est bien suivie, elle permet aux entreprises et aux freelances de se concentrer sur ce qu'ils font le mieux sans avoir à se soucier de franchir des limites légales. Garantir la conformité (la bonne classification des travailleurs) offre aux entreprises et aux talents indépendants la possibilité de créer un environnement de travail sécurisé, de montrer une image de marque responsable et d'assurer le succès à long terme de l'organisation.

Dans cet article, nous aborderons les sujets de conformité pour vous permettre de mieux comprendre et d'y adhérer facilement. De cette façon, vous pouvez vous concentrer sur ce qui compte le plus - travailler avec des talents indépendants et construire vos Superteams.. Nous avons même développé une check list pour l'onboarding et la conformité qui comprend des étapes réalisables pour s'assurer que vous travaillez de manière transparente avec les freelances*.

Avertissement * : Les informations fournies ci-dessous sont destinées à des fins d'information générale uniquement et ne constituent pas un avis juridique. Vous devriez consulter un professionnel juridique qualifié pour obtenir des conseils spécifiques à la situation de votre entreprise.

La conformité des entrepreneurs exige de tenir au courant des cadres juridiques uniques et variés en vigueur en Europe. Étant donné que le droit du travail et les réglementations fiscales changent fréquemment et varient d'un pays à l'autre, il est important que les entreprises se tiennent informées. Pour les entreprises, assurer la conformité signifie qu'elles alignent leurs opérations sur les exigences réglementaires, juridiques et de politique interne. Grâce à un cadre de conformité réglementé, les entreprises peuvent faire preuve de transparence et de responsabilité, minimiser les risques juridiques et protéger leur réputation.

Les freelances ou entrepreneurs sont considérés comme des travailleurs indépendants et travaillent pour divers clients sur la base d'un contrat à durée déterminée ou d'un contrat à prix fixe. Comme ils diffèrent des employés à temps plein, il est important qu'ils répondent à toutes les exigences légales, réglementaires, fiscales et organisationnelles avant et pendant leur engagement auprès d'une entreprise.

Le respect de la réglementation permet non seulement de réduire les obligations fiscales, mais aussi de réduire le risque de requalification (expliqués ci-dessous) et de permettre aux entreprises de tirer pleinement parti des avantages liés à la collaboration avec des talents externes. En favorisant des relations de travail équitables et transparentes, les entreprises peuvent renforcer l'engagement, améliorer la rétention à long terme et accéder à des compétences spécialisées à la demande. Cela permet d'accélérer l'achèvement des missions et d'adapter les ressources de manière efficace.

Le freelancing repose sur l'autonomie, où les individus ont la liberté de décider :

• Où ils travaillent
• Quand ils travaillent
• Comment ils travaillent, y compris les conditions (par exemple, fixer leur propre prix), les méthodes et les outils qu'ils utiliseront pour mener à bien leurs missions
• Avec qui travailler tant qu'ils respectent les délais et les objectifs convenus.

Tant les freelances que les entreprises sont tenus de réduire les erreurs de classification. Les freelances sont tenus d'enregistrer leur entreprise en accord avec les lois locales afin de se conformer aux réglementations. Ils doivent également s'assurer qu'ils disposent d'une couverture d'assurance appropriée en fonction des exigences de leur pays (par exemple, responsabilité professionnelle, assurance accident).

D'autre part, il incombe aux entreprises de veiller à ce que leur engagement avec des freelances soit conforme au droit du travail et au droit fiscal locaux, y compris en ce qui concerne la bonne classification des travailleurs.

Les entreprises doivent proposer des contrats clairs, basés sur des projets, qui reflètent l'autonomie des freelances. Afin de respecter l'absence de lien de subordination propre au freelancing, elles doivent s'abstenir d'imposer un contrôle semblable à celui d'un employeur, tout en maintenant une documentation appropriée sur les engagements des freelances et en respectant les exigences de transparence et de conformité sur leurs marchés respectifs.

Il est important de noter que lorsqu'il s'agit d'une erreur de classification, les responsables juridiques s'appuient sur une combinaison des éléments, et non sur un point particulier.

En veillant à ce que les freelances conservent leur indépendance et leur esprit entrepreneurial, les entreprises peuvent créer des relations de travail saines qui profitent aux deux parties tout en restant conformes à la réglementation du travail. Chaque pays a des critères différents pour ce qui compte comme une requalification et les critères peuvent être mesurés quantitativement, c'est pourquoi il est recommandé de consulter une équipe juridique.

Garantir le bon type de classification protège la liberté des freelances tout en donnant aux entreprises la confiance nécessaire pour collaborer avec des freelances sans risques juridiques, financiers ou de réputation inutiles. La requalification est un terme qui se réfère à tout cas où un travailleur est incorrectement classé comme entrepreneur indépendant au lieu d'un employé.

Cela peut parfois être intentionnel pour éviter les coûts d'emploi et gagner en flexibilité en fraudant les travailleurs indépendants de la protection requise (par exemple, la sécurité sociale, les soins de santé, etc.) Elle peut aussi être involontaire, en raison d'une mauvaise compréhension du droit du travail ou d'un manque d'attention. Dans ce cas, les autorités locales évaluent la nature globale de la relation entre une entreprise et un freelance plutôt que de se fonder sur un seul critère pour déterminer la conformité, sans parler de la qualification donnée à cette relation dans le contrat liant les parties. Contrairement à la croyance populaire, la grande majorité des cas de requalification ne sont pas soulevés par les travailleurs eux-mêmes, mais par les autorités fiscales (par exemple, l'URSSAF, la HRMC, l'autorité fiscale néerlandaise) comme moyen d'éviter l'évasion fiscale.

La requalification des freelances peut entraîner des amendes, des arriérés d'impôts et une atteinte à la réputation. Avec les bons conseils, il est possible de l'éviter. En revanche, les entreprises trop prudentes peuvent gonfler leurs coûts et limiter leur accès aux talents freelances.

Travailler dans plusieurs pays implique de naviguer entre différentes règles, mais Malt vous facilite grandement la tâche. Malt a été spécialement conçu comme une plateforme pour permettre aux freelances de recevoir des opportunités de la part de plusieurs clients. En tant que tel, les freelances ont la liberté de choisir avec qui ils travaillent en acceptant ou en déclinant les opportunités, ce qui réduit également le risque de ne dépendre que d'un seul client.

• Un stockage et une vérification des documents conformes au RGPD avec un accès sécurisé et un stockage centralisé des contrats.
• Des viviers de talents freelances personnalisés et à la demande pour que les clients puissent travailler avec des freelances en qui ils ont confiance.
• Des avis et des évaluations de clients sur les projets des freelances pour assurer la transparence et mettre en avant la qualité du travail.

En plus de nos fonctionnalités de conformité, nous avons créé des fonctionnalités de gestion des freelances conçues pour permettre aux entreprises et aux talents de travailler ensemble en toute confiance et de se concentrer sur la réussite des missions.

• Création automatisée de contrats pour s'assurer que 100 % des missions ont le bon contrat en place, y compris les accords de confidentialité, la propriété intellectuelle et les termes de cybersécurité - tous facilement téléchargeables à tout moment
• Configuration juridique solide avec une conformité simple, garantissant que les freelances adhèrent aux exigences légales et contractuelles des entreprises
• Vérification de la conformité des freelances avant qu'ils ne commencent une mission, afin de s'assurer qu'ils ont enregistré leur entreprise conformément aux lois locales
• Traitement et collecte des factures et des paiements
• Remarque : notre outil de facturation intègre un moteur fiscal qui garantit la conformité à la TVA dans la plupart des pays de l'Union européenne
• Des fonctions de gestion de mission, comme le suivi des activités, pour garantir l'autonomie et la transparence
• Des rapports transparents pour savoir exactement qui fait partie de votre personnel, pour combien de temps, dans quelle équipe et dans quel pays.

Dans le cadre de notre processus de vérification approfondie, Malt examine l'identité et les documents des freelances pour s'assurer qu'ils sont conformes à la classification des effectifs et aux réglementations en matière de paiement.

• Pour les freelances sur Malt : nous demandons une forme juridique, le nom et l'adresse de la société, le numéro d'enregistrement et un numéro de TVA (le cas échéant). Étant donné que nos partenaires de paiement effectuent des vérifications KYC et KYB pour les freelances, ils peuvent leur demander des documents tels qu'une preuve d'identité, une preuve d'enregistrement de la société et des statuts. En outre, nous vérifions également des documents complémentaires conformément aux réglementations locales (par exemple, l'attestation de vigilance en France).

Pour les clients utilisant Malt : nous demandons le nom de la société, le numéro d'enregistrement, le numéro de TVA, une adresse légale du siège social et les informations de facturation.

69% des freelances ont confiance en leur avenir à long terme dans le freelancing.

• Rapport de Malt sur le Freelancing en Europe 2024

La conformité des freelances à l'échelle mondiale peut sembler difficile. Cependant, avec les bons outils et les bonnes connaissances, les entreprises et les freelances peuvent collaborer très simplement.

Voici une vue d'ensemble des principales réglementations en vigueur dans les pays où nous sommes présents pour vous aider à débuter.. Pour plus d'informations, il est conseillé de prendre rendez-vous avec vos services juridiques, d'achats et de ressources humaines.

La France

• Autonomie des freelances : les freelances ne doivent pas être intégrés dans les structures d'une entreprise (pas d'avantages sociaux ni de gestion hiérarchique, par exemple).
• Distinction avec les contrats CDI (contrats de travail à durée indéterminée) : Les missions de freelance doivent se distinguer clairement des contrats CDI. Pour réduire la confusion et s'assurer que les freelances sont correctement classés, la relation de travail doit clairement définir leur statut indépendant en minimisant les caractéristiques typiques de l'emploi, telles que l'absence de supervision directe et les avantages de l'entreprise, tout en mettant l'accent sur l'autonomie et le contrôle du freelance sur son travail
• Cotisations de sécurité sociale: Les contractants gèrent leurs propres cotisations, basées sur leurs revenus, et sont responsables de leur conformité avec les autorités fiscales françaises
• Règles transfrontalières : Si vous engagez des freelances originaires d'autres pays de l'UE, il est important de comprendre à la fois la réglementation française et les lois du pays d'origine du freelance.

Royaume-Uni

• Législation IR35 : Elle garantit que les freelances sont correctement classés en tant qu'indépendants ou salariés à des fins fiscales. Les entreprises doivent évaluer les relations de travail afin de réduire la requalification
• Réglementation sur les travailleurs indépendants : Les freelances ne doivent pas être placés sous la supervision et la direction de clients finaux
• Protection des données: L'adhésion à la loi sur la protection des données de 2018 (alignée sur le RGPD) est essentielle lors du traitement des informations relatives aux freelances
• Règles de conduite: Les règlements fournissent un ensemble minimum de normes qui doivent être respectées lors de l’intégration d'un freelance dans un projet
• Changements post-brexit: L'embauche transfrontalière avec des freelances de l'UE nécessite une sensibilisation aux réglementations mises à jour.

Espagne

• Distinguez les contrats d'emploi des contrats de travail : Les freelances ne doivent pas être intégrés dans les structures de l'entreprise (par exemple, pas d'avantages sociaux ou de gestion hiérarchique). Veillez à ce que les freelances restent indépendants et à ce qu'ils se distinguent clairement des relations de travail traditionnelles. Cela inclut l'absence de subordination, ce qui signifie que les freelances gardent le contrôle de leur travail, fixent leurs propres horaires et ne bénéficient pas d'une supervision directe de la part des clients, d'horaires de travail fixes ou d'avantages fournis par l'entreprise
• Conformité fiscale : Les freelances ont besoin d'un numéro d'identification fiscale également appelé DNI (documento nacional de identidad) et ont des obligations fiscales spécifiques (notamment en ce qui concerne l'IVA et l'IRPF)
• Cotisations de sécurité sociale : Les entrepreneurs et les freelances sont responsables de leurs propres cotisations de sécurité sociale dans le cadre du régime spécial des travailleurs indépendants (RETA). Ces cotisations sont obligatoires et dépendent de leur niveau de revenu
• Loi Beckham : Les professionnels étrangers peuvent bénéficier d'avantages fiscaux dans le cadre de ce régime, à condition de remplir un ensemble de conditions spécifiques.

Pays-Bas

• Wet DBA : Mise à jour en 2025, cette réglementation clarifie les rôles des freelances et des clients, aidant les entreprises à réduire la requalification tout en veillant à ce que les freelances conservent leur indépendance économique et leur autonomie
• Indépendance économique : Les freelances doivent conserver leur autonomie, en évitant les contrats qui créent une dépendance vis-à-vis d'un seul client.

Allemagne

• Scheinselbständigkeit (pseudo-travail indépendant) : Le pseudo-travail indépendant est défini comme une relation entre un client et un travailleur indépendant qui est en fait traité comme un emploi dépendant sur la base des caractéristiques dérivées de la définition de l'emploi dépendant du droit du travail allemand (risque entrepreneurial, instructions contraignantes, intégration dans l'organisation de l'entreprise)
• Sécurité sociale : Les freelances ont la possibilité de choisir librement leur couverture d'assurance sociale et (contrairement aux salariés) n'ont pas l'obligation de cotiser au fonds de pension public. L'un des principaux risques d'une requalification est le paiement ultérieur de cotisations de sécurité sociale liées à un emploi dépendant.

Belgique

• Législation en matière de responsabilité : À partir de 2025, les freelances doivent disposer d'une assurance responsabilité civile appropriée, car les clients peuvent désormais déposer des réclamations directement
• Enregistrement : Les freelances doivent s'inscrire auprès de la Banque Carrefour des Entreprises, peuvent avoir besoin d'une carte professionnelle et d'un numéro de TVA
• Cotisations de sécurité sociale : Les freelances s'inscrivent auprès d'une caisse de sécurité sociale, contribuant ainsi aux soins de santé, aux pensions et à l'assurance chômage.

Émirats arabes unis

• Visas de freelance : Les professionnels ont besoin d'un permis freelance pour travailler légalement dans des secteurs comme les médias, la tech et l'éducation.
• Sécurité des données : Le respect des lois locales sur la protection des données garantit un traitement sûr des informations.

L'intégration des freelances dans le respect des règles est l'occasion de créer une expérience transparente, efficace et positive qui donne le ton à une collaboration à long terme et à la réussite des missions. En intégrant les freelances dans votre culture d'entreprise, vous favorisez non seulement l'engagement et leur donnez le sentiment d'être appréciés, mais vous améliorez également la fidélisation en créant un lien plus fort avec votre organisation et sa mission.

Cette check list globale couvre les étapes fondamentales pour intégrer les freelances de manière efficace et conforme. Gardez à l'esprit qu'il peut y avoir des exigences locales supplémentaires, alors consultez toujours vos équipes juridiques et RH.

Téléchargez votre liste de conformité ici !