Le tournant de 2026 : Le guide du freelance sur la facturation électronique obligatoire en Europe

En tant que partenaire de confiance pour les freelances, nous tenons à vous informer des changements majeurs vous concernant, dans les pays où nous opérons. Cela vous permet de vous concentrer sur l'essentiel : répondre à votre prochaine demande de mission.

Pendant de nombreuses années, l'envoi d'un PDF par e-mail a été la norme pour la facturation des freelances. Cependant, une transition significative est en cours à travers l'Europe. De nombreux pays où Malt opère — à commencer par la Belgique et la France en 2026 — mettent en œuvre la facturation électronique pour moderniser la collecte des impôts et les transactions B2B. Ces lois locales sont la première étape d'un alignement européen plus large sous l'initiative « TVA à l'ère numérique » (ou ViDA), qui étendra à terme la facturation électronique pour toutes les transactions intra-UE.

Pour les freelances, cela signifie que les PDF traditionnels ne seront plus légalement valables pour les transactions B2B. Bien que Malt automatise vos factures clients en intégrant les normes d'e-facturation, vous êtes désormais tenu de choisir un fournisseur ou une plateforme certifiée afin de recevoir les factures électroniques de vos fournisseurs.

Il y a quelques étapes spécifiques que vous devez suivre pour sécuriser votre activité à l'avenir. Nous vous avons préparé un guide complet sur la manière de rester conforme et d'éviter toute pénalité potentielle de la part de vos autorités fiscales locales.

Le déploiement se fait progressivement à travers l'Europe, à partir du 1er janvier 2026. Voir plus d'informations concernant les principaux pays où Malt opère ci-dessous.

Les nouvelles obligations administratives comme celle de la facturation électronique peuvent être pénibles, mais vous êtes entre de bonnes mains avec Malt. Voici les étapes pour lesquelles nous vous accompagnons, et celles dont vous êtes responsable :

• Responsabilité de Malt : Comme toujours, nous créons des factures conformes en votre nom, en respectant toutes les réglementations locales et internationales. En pratique, Malt émettra vos factures clients sous format électronique et ce, dès le 1er septembre 2026 pour la France.
• Votre responsabilité : Vous devez sélectionner une plateforme agréée (pour la France) ou un point d’accès Peppol certifié (pour la Belgique) pour recevoir vos factures fournisseurs ainsi que les factures clients émises par Malt en votre nom. Consultez les étapes ci-dessous pour vous assurer que vous êtes bien en règle.

Pour répondre à ces exigences et éviter des amendes inutiles, suivez ces trois étapes :

1. Selectionnez une plateforme agréée ou un Point d'Accès Certifié
Il n'est pas possible de recevoir des factures électroniques via une boîte de réception standard. Vous avez besoin d'une "boîte aux lettres numérique" sur un réseau sécurisé (ex: Peppol). En France, il s’agit des "plateformes agréées" (PA, anciennement PDP).

• Pourquoi ? Les freelances recevront à la fois les factures de frais de service de Malt et vos factures adressées à Malt (émises automatiquement par Malt via le mandat d’autofacturation)). Pour ces dernières, vous devrez vérifier auprès de votre PA que celle-ci est bien en mesure de gérer l’autofacturation. Conseil : Nous vous recommandons d'utiliser l'un de nos partenaires.

2. Vérifiez votre numéro de TVA/d'enregistrement sur Malt

Le réseau de facturation électronique achemine les documents en utilisant votre identifiant fiscal officiel. Si votre numéro de TVA ou tout autre numéro d'enregistrement fiscal officiel dans vos paramètres Malt est obsolète ou contient une erreur de frappe, le réseau ne peut pas trouver votre "boîte aux lettres", et vos factures ne seront pas livrées.

• Action : Vérifiez dès maintenant votre numéro d'identification fiscale dans votre profil Malt.

3. Activez l'« Autofacturation » sur la plateforme choisie

Étant donné que Malt crée des factures en votre nom, votre nouvelle plateforme de facturation électronique a besoin de votre permission pour « accepter » ces documents tiers. Une fois que vous avez choisi un fournisseur, assurez-vous que l'option « Autofacturation » ou « Facturation par un tiers » est activée.

Conseil de pro : Amenez vos clients externes sur Malt

La conformité ne devrait pas être uniquement pour vos projets Malt. Vous pouvez vous assurer que votre entreprise entière est conforme en amenant vos clients externes sur Malt. En amenant votre propre client sur Malt, vous pouvez gérer la facturation électronique pour vos clients existants avec des frais de commission de 0 à 2 %. Vous obtenez la sécurité de la conformité, et ils bénéficient d'un processus de paiement légal et rationalisé.

La vue d'ensemble : Pourquoi l'Europe passe au numérique

Pour ceux qui souhaitent approfondir le sujet, ce changement est proposé comme une solution à une perte estimée à 93 milliards d'euros de recettes de TVA par an sur le continent, due en partie à la fraude mais aussi à des erreurs administratives. Ce changement affecte non seulement les freelances, mais aussi toute facturation B2B pour les services rendus. La solution, appelée « ViDA» a été officiellement adoptée par le Conseil de l'Union européenne le 11 mars 2025.

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Consultez notre page FAQ ou contactez notre équipe support à [email protected].

Choisissez votre Plateforme Agréée ou votre Point d'Accès dès aujourd'hui et prenez de l'avance pour éviter toute amende administrative ou tout blocage de paiement.